Proceso de compra - Definición

El proceso de compras forma parte de la Gestión de Materiales y se encarga de la adquisición de servicios y bienes externos a través de:

• La Planificación de necesidades.
• Elección de la fuente de aprovisionamiento más conveniente.
• El seguimiento de la entrega de mercancía.
• La facturación del proveedor.

Para abastecer los Pedidos de Ventas, el Proceso de Compras tiene una estrecha relación con las Ventas “SD”, con Contabilidad “FI” a través de los registros contables, y con Producción “PP” y Mantenimiento “PM” al proveer sus requerimientos de repuestos, servicios e insumos.

Etapas del proceso de compras

Determinación de necesidades: La identificación de las necesidades de materiales se realiza a través de la planificación y el control de necesidades o por la demanda para el control de stocks.

Es importante considerar aspectos como el método del “Punto de Pedido”, pronósticos basados en el consumo anterior, y la comprobación regular de los niveles de stock de materiales determinados por los registros maestros.

Las Solicitudes de Pedido pueden ser creadas:

• Por el usuario de forma manual.
• Por el sistema de planificación y control de necesidades, de forma automática.

Creación de Solicitudes de Pedido (SolPed): La Solicitud de Pedido es un documento que se genera cuando cualquier sector de la Empresa solicita servicios o bienes. Es el documento que da inicio al Proceso de Compras y puede crearse manual o automáticamente por el Área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.).

Liberación de la SolPed: La SolPed puede estar sujeta a la “Estrategia de Liberación”, que requiere la aprobación de uno o más responsables. Esta estrategia es opcional y depende de varios parámetros del sistema:

• Del Centro
• Del Centro de Costo
• Del Grupo de artículos
• Del Importe total de cada ítem

Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: El componente de Compras se usa para identificar posibles proveedores, basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega a largo plazo. Esto agiliza la creación de peticiones de ofertas, que se envían a los proveedores por e-mail o EDI. Se registran las respuestas para evaluar la mejor oferta.

Selección de Proveedor - Comparación de Ofertas: El sistema permite comparar las ofertas enviadas por distintos proveedores (precio, calidad, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.).

Gestión de Pedido (Orden de Compras): El sistema de Compras toma información de la solicitud de pedido y de la oferta del proveedor para crear el Pedido. Los pedidos pueden generarse de forma manual o automática, y pueden crearse con otros documentos como Planes de entregas y Contratos.

Liberación del Pedido: Al igual que con la SolPed, los pedidos pueden estar sujetos a una “Estrategia de Liberación”, la cual depende de varios p