Creación de documentos sin referencia

Para crear un pedido podemos utilizar la transacción ME21N, al acceder a esta transacción aparecerá la ventana para crear un pedido, que contiene numerosos datos, los cuales están agrupados en:

• Datos de la cabecera

• Datos del item

Datos de la cabecera

Pestaña «Datos de la Organización», la cual contiene los campos:

• Organización de compras: En este campo se debe indicar que Organización de Compras está a cargo del proceso de aprovisionamiento.

• Sociedad: En este campo se informa la Sociedad legal a la cual se imputan las operaciones contables del proceso de compra (está relacionada con los Centros que son ingresados a nivel de los items).

• Grupo de Compras: Este campo aparecerá una vez informado los dos campos anteriores y se trata del Grupo de Compras que está vinculado al responsable de llevar a cabo la compra.

• Proveedor: Aquí se debe introducir el código del proveedor al que se va a realizar la compra, para escoger el proveedor más idóneo se puedo haber enviado cotizaciones para comparar y quedarse con el más conveniente.

Datos de item

Posición: Aquí se mostrará un número que comienza por 10. Cada vez que se añada un nuevo item se incrementará de 10 en 10 de forma automática.

Código del material: Es el número del material que se quiere adquirir o del servicio que se va a contratar. También se pueden comprar productos que no están registrados en el «Maestro de materiales», pero para hacer esto es necesario:

No informar este campo e informar la descripción del producto en la columna «Texto breve». Informar el campo imputación, ya que cuando se compra materiales para stock es obligatorio informar el campo «Material».

Cantidad de pedido: Es el número de unidades del producto que se va a comprar, la forma en la que esté definido el material, determina la unidad de medida de la cantidad que se va a ingresar, pueden ser kilogramos, cajas, litros, unidades, etc.

Fecha de entrega: Se refiere a la fecha en que el solicitante necesita que se le entregue el producto. Para cumplir con el plazo de entrega se van a tomar en cuenta ciertos tiempos de demora propios del proceso.

Precio: Aquí se debe insertar el precio que fue acordado con el proveedor (como no hay un documento de referencia para guiarse no se puede tomar este valor de una cotización o una SolPed).

Centro: Es el lugar físico para el que se solicita el producto y donde se debe realizar la entrega del mismo por el proveedor.

Almacén: Se va a indicar en que almacén se debe recibir la mercadería.

Número de necesidad: Es un número de referencia que se vincula a una necesidad de adquisición que no es ingresada en el sistema. Este valor se puede tomar de una SolPed y con él agrupar ciertos documentos de compra que se generan para una aplicación especifica.

Solicitante: Es el primero en iniciar el proceso de compra, si existe alguna duda con el producto que se va a adquirir funciona como interlocutor.

Pasos para crear un pedido sin referencia

La ruta que se debe seguir es la que muestra la siguiente pantalla:

• Luego se debe seleccionar el tipo de documento que se quiera crear, para seleccionarlo nos dirigimos a la parte superior izquierda de la pantalla donde hay un desplegable con la lista de documentos a elegir, tal como se puede apreciar en la imagen. En este caso se seleccionó el tipo estándar «NB», que es el valor que tiene SAP por defecto.

El tipo de documento que se escoja influirá en las funcionalidades, algunas de las más importantes son:

• Rango de números de los documentos: Se pueden utilizar diferentes numeraciones.

• Estados de los campos para el ingreso de los datos: Pueden ser opcionales, obligatorios, etc.

• Tipos de items posibles: Pueden ser normal, servicios, consignaciones, etc.

• Relación con otros documentos del proceso de adquisición.

En esta etapa del proceso, su gestión (creación, especificación, aprobación) es de gran importancia ya que el documento funcionará como comprobante legal para establecer el negocio cuando se le envie al proveedor.

El siguiente paso es completar los datos y para ello se debe ir a la pestaña «Datos Organización», y se rellenan los campos «Organización de Compras» y «Socied