Creando un grupo de compras desde referencia

Para crear un nuevo grupo de compras usando como referencia otro grupo de compras, tenemos que ejecutar la transacción SPRO. Posteriormente, y después de presionar el botón IMG Referencia SAP en la ventana de Cutomizing: tratamiento de proyecto, se nos muestra la ventana de Visualizar guía de implementación. Entonces debemos ejecutar la opción Crear grupo de compra, que se encuentra en la ruta: Gestión de materiales / Compras.

Si tuviéramos dudas de para qué sirve esta opción, entonces podemos hacer clic sobre el icono de la documentación, y entonces SAP nos indica que.

“El grupo de compras es el responsable interno para el suministro de un material o para una prestación de servicio y también es la persona de contacto de la compañía para negociar con los proveedores.” Es decir un interviniente del grupo de compra es el que se pone en contacto con los proveedores o con el interlocutor de un proveedor”.

Si ejecutamos la opción Crear grupo de compra, se nos muestra la ventana de Modificar vista Grupos de compras, donde se nos muestra un listado de todos los grupos de compras que existen en el sistema. Podemos observar también que tenemos varias columnas, Código, Denominación, Teléfono, etc.

Con algunos campos de entrada, tenemos la opción, de una vez dentro del campo, pulsar la tecla F1 y se nos muestra una especia de ayuda que nos aclara el tipo de datos que se debe entrar en dicho campo, y algunas cuestiones relativas a la validación de dichos datos. En la figura se muestra la ayuda para el campo teléfono.

La tabla que nos muestra los grupos de compras, puede en ocasiones ser bastante extensa, lo cual dificulta encontrar determinado grupo de compra. Si supiéramos el código del grupo de compras que queremos usar como referencia, entonces ejecutamos el botón posicionar, y se nos muestra una ventana donde podemos introducir dicho código.

Si no recordamos el código del grupo de compras que queremos usar como referencia, entonces podemos ejecutar el botón de matchcode, entonces SAP nos muestra una venta con todas las organizaciones de compra, muy parecida a la que ya hemos visto, pero con unas opciones en la esquina inferior derecha. Una de esas opciones es un botón para filtrar la información.

Si ejecutamos el botón con el icono del embudo, se nos muestra una ventana con cuatro campos de entrada. Cada uno de ellos nos permite buscar por determinado dato. Para nuestro ejemplo pongamos que no recordamos la denominación exacta del grupo de compras, pero sabemos que contiene en su denominación el literal compra. Entonces en el campo de denominación podemos escribir “*ompra*”. Hemos puesto los asteriscos al principio y al final, para indicar que no importa lo que esté delante o detrás del nombre “ompras”, y hemos quitado la C, porque SAP discrimina entre mayúsculas y minúsculas. En definitiva nos interesa encontrar los grupos de compras con ese literal, o sea, “ompras”, lo cual serviria para nuestro propósito.

Para ejecutar el filtrado, podemos presionar la tecla Intro, o ir al botón de Continuar, y ejecutarlo. Y entonces podemos ver un listado con todos los grupos de compras que contienen la palabra compras, ya sea con letra inicial mayúscula o minúscula. Vamos a seleccionar el primero de esos registros, entonces vemos como el campo de entrada se nos informa con su código. Entonces vamos al botón Continuar, y lo ejecutamos.

Ahora podemos ver que en el primer registro de la tabla aparece el grupo de compras que seleccionamos anteriormente. Para seguir con la copia seleccionamos este registro, haciendo clic en el cuadradito de la izquierda, y ejecutamos el botón Copiar como…

Se nos muestra entonces el grupo de compras, pero con las datos del original:

• Ahora solo debemos editar las columnas con el los valores de nuestro nuevo grupo de compras. En el caso del código, a la vez que escribimos, SAP nos muestra si hay coincidencias con un código utilizado anteriormente, eso evita que por error intentemos introducir un código ya existente. Por ejemplo, vamos a poner como código de nuestro grupo de compra E01, en cuanto escribimos la E, podemos ver que código E01 está disponible
• Entonces podemos proseguir insertando el código, también podemos introducir una denominación, números de teléfonos, correo, etc.
• Después de introducir los valores en las diferentes columnas, presionamos la tecla Intro, y volvemos a la pantalla Modificar vista Grupo de compras, donde en la parte inferior izquierda, se muestra que se ha realizado una copia:
• Ahora, debemos hacer clic en el icono del disquete, y por último confirmar la orden de transporte.
• Una vez confirmado que se la orden de transporte correcta, vamos al botón Continuar, y lo ejecutamos. Y en la parte inferior izquierda podemos ver ahora que los datos han sido grabados,
• Es importante saber, que desde esta misma pantalla, también podemos modificar los datos de determinado grupo de compra. Solo tenemos que hacer las modificaciones pertinentes y hacer clic en el icono del disquete para guardar los cambios.