Roles en sap: definición y asignación adecuada

Roles en sap: definición y asignación adecuada

Un entorno de negocios puede requerir una amplia gama de roles, por ello se asignan perfiles específicos que tienen asociadas determinadas transacciones y la capacidad de acceder a segmentos específicos de la información de la empresa.

Los roles actúan como autorizaciones que permiten a los usuarios llevar a cabo tareas en SAP, además de establecer restricciones para aquellos que no poseen dichas autorizaciones. Se puede considerar también como un conjunto de perfiles que contienen los objetos de autorización a los que el usuario puede acceder. Así, un usuario no podrá realizar ninguna tarea que no esté incluida en los roles asignados.

Por ejemplo:

• Un usuario puede estar autorizado para acceder a una transacción específica, aprobar pedidos de venta, desbloquear facturas, entre otros.

• Además, puede suceder que un usuario tenga la capacidad de realizar ciertas tareas, pero únicamente en áreas específicas. Por ejemplo, un usuario puede poder realizar pedidos de venta para un área particular de la empresa, pero no para otras.

Esto es crucial en SAP, ya que es una de sus grandes fortalezas: la seguridad. Así se evita que un usuario acceda a transacciones para las cuales no tiene autorización. Además, al segmentar las tareas por roles y dentro de un perfil determinado, se facilita la realización de auditorías posteriores, permitiendo identificar qué usuario llevó a cabo una acción específica en el sistema.

Los roles, como objeto, son definidos por consultores SAP, quienes establecen los parámetros a los cuales los usuarios tendrán acceso, dependiendo de su perfil.

Estos parámetros son:

• Transacción: Código que se utiliza para acceder a una funcionalidad, por ejemplo, ME21N, ME52N, etc.

• Objetos: Información clave necesaria para el procesamiento (Centro, Centro de costo, Clase de documento, Tipo de material, etc.)

• Autorización: Define el alcance del rol, como la creación, modificación, eliminación, o aprobación de documentos. Los especialistas de Basis o del área de seguridad son los encargados de asignar estos roles.

Los usuarios pueden tener múltiples roles según su área de trabajo:

• Roles simples.

• Roles compuestos: Combinación de varios roles simples.

• Roles padres e hijos: Roles que heredan de otros roles.

Los roles también presentan diversas características dependiendo del entorno en el que se apliquen, ya sea en Desarrollo, Control de Calidad o Producción. Las transacciones se asignan a los roles, los roles a los perfiles y los perfiles a los usuarios.

Veamos un ejemplo práctico relacionado con la gestión de documentos de compras. Los usuarios participan en este proceso a través del registro de documentos, y existen diversas tareas que un usuario puede realizar, así como los ámbitos en los que está autorizado a operar dentro de esta actividad.

En cuanto al pedido de compra, el usuario puede estar autorizado para llevar a cabo las siguientes tareas:

• Crear pedidos.

• Modificar pedidos.

• Visualizar pedidos.

• Liberar (aprobar) pedidos.

Sin embargo, puede estar autorizado para realizar las siguientes acciones en ámbitos específicos:

• Sólo para determinados Almacenes.

• Sólo para ciertos tipos de documentos.

• Sólo para ciertos centros de costos.