Grupos de compras: optimización y estrategias clave

GENERALIDADES:

• El Grupo de Compras es una Unidad Organizativa en Logística que gestiona la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
• Se identifica mediante un código y una descripción, que puede estar asociada al responsable, la especialidad o el sector de la empresa.
• En la definición de Grupos de Compras no están asociados sus integrantes.
• Una organización de compra debe contar con un grupo de compra para realizar compras en SAP.
• Cada grupo tiene al menos un integrante responsable de liberar pedidos antes de enviarlos al proveedor.
• Los pedidos no pueden ser enviados hasta que un integrante del grupo de compras los haya liberado.

FUNCIONES MÁS HABITUALES DE LOS INTEGRANTES DE UN GRUPO DE COMPRAS:

• Son responsables de crear los Pedidos (Órdenes de Compras) y enviarlos a los proveedores.
• Planifican las compras según los criterios establecidos por la empresa.

Planificación manual: Utilizan herramientas para el aprovisionamiento por reposición de stock (p.ej., asignar stock mínimo a un material).

Planificación de ventas futuras: Basada en posibles ventas futuras.

• Son responsables de firmar contratos con los proveedores.
• Gestionan la adquisición de materiales y servicios para unidades internas de la empresa.
• Solicitan cotizaciones, identifican proveedores y negocian condiciones de compra.
• Clasifican y evalúan a los proveedores usando una herramienta proporcionada por SAP.

CRITERIOS PARA DETERMINAR EL ÁMBITO DE TAREAS DE LOS GRUPOS DE COMPRAS:

• Centro: Los grupos de compras se asignan a centros específicos, lo que permite un mejor conocimiento del mercado local y los proveedores.
• Especialidad: Los Grupos de Compras se asignan a áreas técnicas específicas, lo que facilita la evaluación técnica de proveedores y productos.
• Origen de los productos: En grandes empresas, se asignan grupos de compras según el tipo de negocio, lo que mejora el conocimiento del proceso de compra.
• Unidad de Negocio: En grandes corporaciones, los grupos de compras manejan la compra de acuerdo con las especificidades del tipo de actividades que realiza la empresa.

EJEMPLO DE UTILIZACIÓN DEL GRUPO DE COMPRAS EN SAP:

• Al realizar un pedido, tras introducir la organización de compras, se debe seleccionar un grupo de compras responsable del pedido.