MANTENIMIENTO DE REGISTROS Y CONFIDENCIALIDAD

PROTOCOLOS DE ARCHIVO SEGURO DE EXPEDIENTES DE INVESTIGACIÓN

La gestión de la documentación en una investigación de acoso sexual requiere un nivel de seguridad comparable al de secretos de estado.

La ley prohíbe terminantemente la diseminación de contenidos de la queja, la identidad y direcciones de las partes (víctima, acusado, testigos) y los detalles de la indagación o conciliación.

Todos los registros físicos deben mantenerse bajo llave en archivos seguros, y los digitales deben estar encriptados con acceso restringido exclusivamente a los miembros del Comité Interno (IC) o al oficial de Recursos Humanos designado.

Imaginemos que el Primer Ministro Winston Churchill maneja los expedientes de acoso dentro de su gabinete de guerra.

Estos documentos no pueden dejarse sobre un escritorio donde cualquier secretario pueda leerlos. Deben ser tratados como información "Top Secret".

Si Churchill permitiera que un expediente quedara abierto en una sala común, estaría violando la obligación legal de custodia.

Además, es una práctica estándar que todos los involucrados en el comité firmen Acuerdos de No Divulgación (NDA) antes de acceder a cualquier prueba, asegurando que la información sensible no salga de la sala de deliberación.

LÍMITES DE LA CONFIDENCIALIDAD Y OBLIGACIONES DE REPORTE

Aunque la confidencialidad es la regla de oro, no es absoluta en el sentido operativo.

La identidad del denunciante debe ser revelada al acusado ("respondente") para que este pueda ejercer su derecho a la defensa; no se permiten juicios anónimos estilo inquisición.

Sin embargo, esta información se comparte bajo el principio estricto de "necesidad de conocer".

Lo que está prohibido es la divulgación al público, a la prensa o a otros empleados ajenos al proceso.

Específicamente, la ley (como la Ley POSH) excluye estos casos del alcance de leyes de transparencia pública (como la Right to Information Act), protegiendo la privacidad sobre el interés público general.

Si el inventor Nikola Tesla fuera acusado de acoso, tendría derecho a saber quién lo acusa para poder defenderse.

Pero el comité no podría publicar un boletín en la empresa diciendo: "Se investiga a Tesla por la denuncia de la Srta. X".

Si un periodista preguntara sobre el caso, la empresa tendría la obligación legal de negar la información para proteger la dignidad de todos.

Incluso si se logra justicia, la publicación del resultado no debe permitir la identificación de la víctima.

PROTECCIÓN DE DATOS Y PRIVACIDAD EN EL MANEJO DE DENUNCIAS

La violación de la confidencialidad es una ofensa grave que conlleva sanciones específicas.

Si una persona encargada de manejar la queja (miembro del comité, testigo o personal de RR.HH.) filtra información, será sancionada según las reglas de servicio o con una multa económica estipulada por la ley (ej. 5.000 rupias en el marco de referencia).

El objetivo es crear un entorno de confianza donde la víctima sepa que reportar no la convertirá en el centro de chismes de la oficina. Supongamos que la espía Mata Hari testifica en una investigación interna.