La Importancia de la Toma de Notas: Qué y Cómo Registrar

Un Aspecto Crítico y Habitualmente Descuidado

La toma de notas es, paradójicamente, uno de los aspectos que más se descuida durante una entrevista de selección.

Con frecuencia, los entrevistadores lo omiten porque no están seguros de qué deben escribir, porque le restan importancia frente a la conversación, o porque sienten que el acto de escribir les impide escuchar activamente al candidato.

Sin embargo, saber tomar notas de manera efectiva es una habilidad fundamental para garantizar un proceso de selección objetivo, y es crucial entender tanto su importancia como la técnica adecuada para hacerlo.

Ventaja 1: Recopilación de Evidencia y Memoria

El beneficio más evidente de tomar notas es la capacidad de recopilar información clave de manera precisa.

Permite registrar datos específicos sobre la experiencia del candidato, cómo esta se alinea con las necesidades concretas del puesto y qué valor agregado particular podría ofrecer.

Además, cuando se entrevista a múltiples candidatos, la memoria humana es falible; es fácil olvidar detalles importantes o, peor aún, confundir las respuestas y atributos de un candidato con otro.

Unas buenas notas actúan como un registro fidedigno que permite recordar con exactitud qué dijo cada persona, llevando a una toma de decisión final mucho más acertada y justa.

Ventaja 2: Herramienta Esencial para la Entrevista STAR

En el contexto específico de la entrevista por competencias (Modelo STAR), la toma de notas no es opcional, es indispensable.

Permite al entrevistador hacer un seguimiento visual de los componentes de la historia que está contando el candidato: Situación, Tarea, Acción y Resultado.

Al anotar, es mucho más fácil identificar si falta alguno de estos elementos en la narración.

Esto habilita al entrevistador para hacer las preguntas de sondeo (probing) pertinentes en el momento adecuado, ayudando al candidato a completar el ejemplo y permitiendo una evaluación precisa de la competencia.

Ventaja 3: Fundamento para la Discusión y Decisión del Equipo

Es muy común que en un proceso de selección participen varias personas (el gerente, RRHH, pares técnicos), quienes luego deben reunirse para discutir sus evaluaciones y tomar una decisión consensuada.

En esta reunión de deliberación, las notas son la base de la argumentación.

Si un entrevistador ha tomado notas detalladas, tendrá argumentos claros y basados en evidencia para justificar su preferencia por un candidato o para explicar por qué otro no es adecuado, basándose en hechos observados y no en impresiones vagas.

Ventaja 4: El Impacto Psicológico Positivo en el Candidato

El acto de tomar notas también tiene un efecto importante en el candidato.

Cuando el aspirante ve que el entrevistador está registrando activamente lo que dice, recibe un poderoso mensaje no verbal: "lo que estás diciendo es importante y está siendo tomado en serio".

Esto, lejos de intimidar, suele aumentar la confianza y la autoestima del candidato, fomentando un ambiente de mayor apertura y armonía, lo que resulta en una entrevista más transparente y productiva.

Qué y Cómo Registrar: La Técnica Correcta

Aunque a los entrevistadores principiantes pueda resultarles difícil al principio, la técnica se perfecciona con la práctica.

Sea Abierto: No intente ocultar que está tomando notas. Hágalo de forma natural y abierta.

Si necesita más tiempo para escribir una idea clave, es perfectamente aceptable pedir al candidato: "Permítame un segundo para terminar de anotar esto".

Enfoque en Comportamientos: No intente transcribir la entrevista. Céntrese en las ideas principales y, sobre todo, registre los comportamientos específicos que el candidato describe (la "A" de STAR).

Estos son los indicadores observables de las competencias.

Palabras Clave: Anote también las palabras clave que el candidato utilice y que estén directamente relacionadas con las fun