Mejores Prácticas para la Redacción de Correos Electrónicos

Cuándo usar el correo electrónico y cuándo no

El correo electrónico es una herramienta poderosa, pero no siempre es el canal de comunicación más adecuado.

Antes de redactar un mensaje, es crucial evaluar si una llamada telefónica o una conversación cara a cara podrían ser más rápidas y convenientes para lograr el objetivo.

Más importante aún, nunca se debe enviar un correo electrónico en un estado de enojo, frustración o cualquier otra emoción negativa intensa.

Los correos electrónicos crean un registro escrito y permanente que puede ser fácilmente reenviado, lo que puede escalar un conflicto innecesariamente.

La regla de oro es: si no quieres que tu mensaje sea repetido o que quede constancia de él, no lo escribas en un correo.

Lo que se dice en los correos rara vez se queda solo en los correos.

Cómo escribir asuntos claros, concisos y específicos

La línea de asunto es el primer, y a veces único, elemento que el receptor ve, por lo que su redacción es de vital importancia.

Un buen asunto debe hacer dos cosas: incitar al receptor a abrir el mensaje y darle una idea clara de su contenido.

Por ello, se deben evitar a toda costa los asuntos vagos como "Hola", "Pregunta" o un simple signo de interrogación, ya que no aportan valor y suelen ser ignorados.

Un asunto efectivo debe ser explícito y corto, idealmente de entre 4 y 7 palabras para no ser truncado en dispositivos móviles.

Una práctica excelente es usar palabras clave entre corchetes para dar un contexto inmediato, como "[ACCIÓN REQUERIDA]", "[DECISIÓN]" o "[RECORDATORIO]".

Esto permite al receptor priorizar el mensaje antes incluso de abrirlo.

La importancia de un "llamado a la acción" claro y directo

Un error muy frecuente en la redacción de correos es omitir un "llamado a la acción" (call to action) claro.

Este es el componente del correo donde se le indica explícitamente al receptor qué se espera de él.

Sin un llamado a la acción, el propósito del correo puede quedar ambiguo, dejando al lector sin saber cómo debe proceder.

Frases pasivas y vagas como "Me preguntaba por el estado de mi solicitud..." son ineficaces.

Un buen llamado a la acción es, en cambio, directo y preciso, sin dejar lugar a interpretaciones.

Por ejemplo, en lugar de la frase anterior, sería mucho más efectivo escribir: "¿Podrías, por favor, confirmar la fecha en la que se aprobará la solicitud?".