Fases clave de un proceso de negociación

La Preparación: El Trabajo Previo a la Negociación

El éxito de una negociación se cimienta en una preparación exhaustiva, una fase que a menudo se subestima pero que es absolutamente crucial.

Antes de sentarse a la mesa, es indispensable realizar un análisis profundo de la situación, lo que implica elaborar un diagnóstico tanto de nuestra propia posición como de la de nuestro oponente, eva luando sus intereses, su poder y, sobre todo, la información de la que dispone.

A continuación, debemos marcarnos objetivos claros, estableciendo un rango entre los resultados mínimos aceptables y los máximos deseables, lo que nos dará flexibilidad para maniobrar.

También es vital definir las variables sobre las que se va a negociar (precio, plazos, etc.) y preparar los argumentos sólidos que utilizaremos para defender nuestra postura en cada una de ellas.

Finalmente, la preparación incluye la organización logística de la reunión: establecer un orden del día, definir los tiempos y decidir el lugar del encuentro, ya que no es lo mismo jugar "en casa", en campo ajeno o en un territorio neutral.

El Inicio: Creando el Clima y Tanteando el Terreno

La primera fase de la negociación propiamente dicha, que ocupa aproximadamente un 5% del tiempo total, se centra en crear un clima adecuado que facilite el diálogo.

Para ello, es recomendable comenzar charlando sobre temas neutrales para "romper el hielo" antes de entrar en materia.

Un detalle psicológico importante es no sentarse a la mesa de inmediato, ya que el acto de sentarse envía el mensaje no verbal de que la negociación está a punto de comenzar; es mejor hacerlo una vez que se ha creado esa atmósfera inicial de cordialidad.

En esta fase también se establecen las reglas del juego, repasando el orden del día y los tiempos previstos.

Finalmente, es el momento de tantear a la otra parte, presentando de forma general nuestros intereses, sondeando los suyos y mostrando nuestra postura de salida, idealmente comenzando por resaltar los puntos en común para construir una base de acuerdo.

Las Propuestas: El Intercambio de Posiciones Iniciales

En esta fase, cada parte formula sus propuestas y se ponen de manifiesto las posturas iniciales. Es el momento de poner en marcha la flexibilidad y la creatividad.

Al formular nuestras propuestas, debemos hacerlo de forma razonada y tranquila, utilizando un lenguaje corporal que transmita apertura y sinceridad, como mantener las manos visibles.

Es crucial dejarse siempre un margen de maniobra, ya que lo más probable es que nuestra primera oferta sea rechazada.

Al recibir las propuestas del oponente, la clave es escuchar atentamente y no sentirse obligado a contraofertar de inmediato.

Tómate tu tiempo para analizarla, haz preguntas para clarificarla y muestra siempre una cierta reserva, ya que casi nunca la primera oferta es la mejor.

Las Concesiones: El Corazón de la Negociación

Esta es la fase más importante, la que representa la esencia misma de negociar: el ajuste de las posiciones a través de un intercambio de concesiones.

Aquí, la regla de oro es no hacer nunca una concesión de forma gratuita; siempre debe ser a cambio de algo o para desbloquear un punto muerto.

Una táctica inteligente es ceder en aquello que tiene poco valor para ti pero mucho para tu oponente, para así poder obtener a cambio algo de gran valor para ti.

Es fundamental dejar claro que estás haciendo una concesión para que la otra parte se sienta inclinada a corresponder.

Sin embargo, no estás obligado a hacer una concesión cada vez que el otro la haga; el valor de lo cedido es más importante que el número de cesiones.

La negociación debe verse siempre como un juego global, no como una serie de concesiones aisladas.

El Cierre: Formalizando el Acuerdo o el Desacuerdo

La fase final tiene como propósito concretar los resultados y formalizarlos en un acuerdo.