Kanban: Flujo Visual y Eficiencia

Kanban es un método ágil enfocado en la gestión visual del flujo de trabajo.

Originado en el sistema de producción de Toyota (Lean Manufacturing) , su nombre significa literalmente "cartel" o "letrero" en japonés.

Utiliza un tablero (Kanban Board) para representar las etapas del proceso y tarjetas para los elementos de trabajo, moviéndolas a través del tablero a medida que progresan.

A diferencia de Scrum, que se basa en iteraciones de tiempo fijo (Sprints), Kanban se centra en el flujo continuo y en optimizar cómo el trabajo se mueve a través del sistema.

Su objetivo principal es mejorar la eficiencia, reducir los tiempos de ciclo y hacer visibles los cuellos de botella para poder abordarlos.

Principios Kanban (Visualizar, Limitar WIP, Gestionar Flujo, Kaizen)

Kanban se sustenta en cuatro principios fundamentales y seis prácticas centrales (aunque a menudo se resumen en los principios):

• Visualizar el Flujo de Trabajo: Hacer visible el proceso y el trabajo que fluye a través de él mediante el tablero Kanban. Esto permite a todos entender el estado actual del sistema.
• Limitar el Trabajo en Progreso (WIP - Work In Progress): Establecer límites explícitos sobre cuántos elementos pueden estar en cada etapa del proceso simultáneamente. Esto evita la sobrecarga, reduce el cambio de contexto y ayuda a que el trabajo fluya más suavemente, acortando los tiempos de entrega (basado en la Ley de Little).
• Gestionar el Flujo: Monitorizar, medir y optimizar el flujo de trabajo. El objetivo es maximizar la entrega de valor moviendo el trabajo de manera predecible y eficiente, identificando y eliminando cuellos de botella.
• Hacer las Políticas del Proceso Explícitas: Definir claramente las reglas del flujo de trabajo (ej., criterios para mover una tarjeta, límites WIP) para que todos las entiendan y apliquen consistentemente.
• Implementar Ciclos de Retroalimentación: Establecer puntos regulares para revisar el flujo y el proceso (similar a las retrospectivas).
• Mejorar Colaborativamente, Evolucionar Experimentalmente (Kaizen): Fomentar la mejora continua del proceso a través de la colaboración del equipo y la experimentación basada en datos y modelos científicos.

El Tablero Kanban y Límites WIP

El Tablero Kanban es la herramienta central para visualizar el flujo. Consiste en columnas que representan los diferentes estados o etapas por las que pasa un elemento de trabajo (ej., Por Hacer, En Proceso, En Revisión, Hecho).

Las tarjetas (que representan tareas, historias de usuario, etc.) se mueven de izquierda a derecha a través de estas columnas a medida que avanzan.

Los Límites WIP son restricciones explícitas sobre el número máximo de tarjetas permitidas en una columna (o conjunto de columnas) a la vez, excepto usualmente en "Por Hacer" y "Hecho".

Estos límites son cruciales: fuerzan al equipo a completar trabajo antes de iniciar nuevo, previenen cuellos de botella, fomentan la colaboración (si una columna está llena, los miembros del equipo pueden ayudar en etapas anteriores o posteriores) y mejoran el flujo general. Los límites WIP se deciden y ajustan por el equipo.

Ventajas y Aplicaciones de Kanban

Kanban ofrece varias ventajas:

• Fácil implementación y adecuación: Puede aplicarse sobre procesos existentes sin cambios disruptivos iniciales.
• Flexibilidad: No impone iteraciones de tiempo fijo, adaptándose bien a trabajos con prioridades cambiantes o flujos de entrada irregulares.
• Transparencia: Visualiza el trabajo y los cuellos de botella para todo el equipo.
• Enfoque en el flujo: Optimiza la velocidad de entrega (tiempo de ciclo).
• Reducción de desperdicio: Al limitar el WIP y gestionar el flujo.

Es especialmente útil en aplicaciones como: equipos de operaciones, soporte técnico, mantenimiento, manufactura , y desarrollo de software donde el flujo continuo es más natural que los sprints definidos, o donde hay muchas interrupciones.

Resumen

Kanban es un método ágil enfocado en la gestión visual del flujo de trabajo. Utiliza un tablero para representar etapas y tarjetas para el trabajo.

A diferencia de Scrum, se centra en el flujo continuo, no en Sprints. Sus principios incluyen: Visualizar el flujo, Limitar el WIP y Gestionar el flujo.

Los límites de Trabajo en Progreso (WIP) son cruciales. Evitan la sobrecarga y mejoran el flujo. Es útil para soporte u operaciones.