Procedimientos de aprovisionamiento, almacenamiento y distribución

La correcta gestión de las existencias en un establecimiento hotelero es fundamental para su buen funcionamiento.

El proceso, que va desde la previsión de una necesidad hasta que el producto está almacenado y listo para su uso, debe seguir unas fases administrativas claras para asegurar que nunca falten los componentes necesarios y que el proceso sea eficiente y controlado.

Fase de Previsión y Planificación de Adquisiciones

El ciclo de aprovisionamiento comienza con la previsión. El personal de cada departamento, en este caso la gobernanta del área de pisos, debe anticipar los materiales que necesitará para el desarrollo de las funciones del equipo.

Para ello, se utiliza un documento de "Previsión de aprovisionamiento" donde se detalla el producto, la cantidad, la fecha del pedido y la persona que lo realiza, evitando así duplicidades.

La siguiente fase es la planificación de adquisiciones, que consiste en cumplimentar los documentos necesarios para llevar un control más exacto de las existencias.

En una ficha de "Planificación de adquisiciones" se indica la fecha de pedido de cada producto y la fecha aproximada de su recepción.

Petición, Recepción y Control de Calidad de la Mercancía

Una vez planificado, se inicia el procedimiento administrativo de contratación y se formaliza la petición de material por parte del departamento.

El momento de la recepción de las mercancías es un punto de control crítico. Cuando llega un pedido, debe ser registrado, la mercancía debe ser revisada meticulosamente y se debe llevar a cabo un control de calidad.

Se utiliza una ficha de "Recepción de materiales" donde se anota la descripción del producto recibido, la cantidad, la fecha de recepción y la persona que lo ha verificado.

Este paso es fundamental para asegurar que lo recibido coincide con lo solicitado y que cumple con los estándares de calidad.

Almacenamiento y Control de Stock en Tiempo Real

Tras pasar por el control de recepción, llega el momento del almacenamiento, que consiste en guardar cada mercancía en su lugar correspondiente.

En el área de pisos, estos productos se suelen guardar en el office de las distintas plantas del alojamiento.

Para llevar un control riguroso de la distribución y el uso de estas existencias, se emplea un sistema de inventario permanente.

Para cada artículo se elabora una ficha de "Control de existencias físicas" donde se registran todas las entradas y salidas de ese producto en particular.

Esta ficha incluye el producto, el office donde se ubica, la cantidad, la fecha de entrada y la fecha de salida.

De esta forma, es posible saber en todo momento el stock real existente de cada producto, facilitando la gestión y la reposición.

Resumen

El ciclo de aprovisionamiento comienza con la previsión y planificación. La gobernanta anticipa las necesidades del equipo y utiliza documentos formales para planificar las adquisiciones y sus fechas de recepción.

Una vez planificado, se formaliza la petición del material. La recepción de la mercancía es un punto de control crítico donde el pedido se revisa meticulosamente y se verifica su calidad.

Tras la recepción, la mercancía se almacena en su lugar correspondiente. Se emplea un inventario permanente, con fichas que registran las entradas y salidas para controlar el stock real.