Organización del almacén y del office

El almacén central y, de forma más específica, el office de cada planta, son los puntos de apoyo logístico para el departamento de pisos.

Mantener estos espacios perfectamente ordenados y limpios es una tarea desafiante debido al continuo movimiento de entrada y salida de materiales, pero es absolutamente esencial para la eficiencia del servicio.

El Flujo de Suministros y la Función del Office

Normalmente, un establecimiento hotelero cuenta con un almacén central que distribuye el género a los diferentes departamentos.

El departamento de pisos recibe el material necesario y lo almacena en el office de cada planta.

Este office es un pequeño almacén estratégico que debe estar ubicado, idealmente, a mitad del pasillo para facilitar y agilizar los desplazamientos de la camarera hacia las habitaciones.

Es responsabilidad de cada camarera mantener limpio y aseado su office correspondiente.

En algunos casos, la gobernanta puede disponer de un pequeño almacén propio para su departamento, desde donde suministra directamente a su personal.

Si este no existe, la gobernanta centraliza las necesidades y realiza un pedido al almacén central mediante vales o fichas, generalmente con una frecuencia semanal o quincenal.

Requisitos e Infraestructura del Office de Planta

Un office funcional debe cumplir con ciertos requisitos de infraestructura.

Es indispensable que disponga de una toma de agua corriente, tanto caliente como fría, para poder llenar los cubos de limpieza o enjuagar bayetas. También debe contar con una toma de desagüe.

El espacio debe estar equipado con estanterías o baldas para colocar toda la ropa (sábanas, toallas, etc.) de forma clasificada, permitiendo su fácil identificación y retirada.

Una norma general muy importante es que los productos de limpieza deben almacenarse siempre separados del resto de artículos, como la lencería, para evitar contaminaciones.

En algunos hoteles modernos, los offices instalan "tolvas", unos conductos que conectan directamente con la lavandería (ubicada normalmente en el sótano), permitiendo a la camarera depositar la ropa sucia y que esta llegue directamente a su destino, lo que supone un considerable ahorro de tiempo y esfuerzo.

Planificación del Trabajo desde el Office

La gobernanta es quien organiza y planifica todo el trabajo del departamento, a menudo utilizando el office como base de operaciones por la mañana.

Su jornada comienza reuniéndose con su equipo para distribuir el trabajo, basándose en los listados que le proporciona el departamento de recepción.

Estos listados incluyen información clave como la ocupación del día, las entradas y salidas previstas, y la previsión de ocupación para los próximos días.

El office debe mantener unos stocks mínimos de todos los productos necesarios para el trabajo diario, lo que incluye productos de limpieza, útiles y herramientas, maquinaria, lencería de reposición y productos de droguería.

Para el correcto funcionamiento general del sistema de almacenaje, es fundamental que las instalaciones sean apropiadas en cuanto a espacio, que exista un control interno riguroso de entradas y salidas, y que toda la mercancía esté conservada y protegida según sus características.

Resumen

Los suministros fluyen desde un almacén central a un office estratégico en cada planta para agilizar el trabajo, siendo la gobernanta quien gestiona los pedidos para mantenerlo abastecido.

Un office funcional requiere infraestructura como agua corriente y estanterías para la ropa. Los productos de limpieza deben almacenarse separados de la lencería para evitar la contaminación.

La gobernanta usa el office como base para planificar el trabajo diario, basándose en los listados de ocupación. El office debe mantener siempre un stock mínimo de productos necesarios.