Documentación del departamento: fichas y vales

La gestión profesional de un departamento de pisos se aleja de la improvisación y se apoya en un sistema de documentación riguroso.

El uso de fichas, vales y partes de trabajo estandarizados permite llevar un control preciso de las tareas, los consumos y las necesidades de material, lo que se traduce en una planificación más eficaz, un ahorro de tiempo y una mejora en la comunicación interna.

Fichas de Control de Tareas y Consumos

Para organizar las labores de limpieza, se utilizan fichas de control de tareas.

En ellas se registran actividades de limpieza rutinaria pero no diaria, como la limpieza a fondo de un colchón o de las almohadas, indicando la tarea específica, el número de habitación y la fecha de realización.

Esto permite una planificación anticipada y asegura que ninguna tarea importante quede en el olvido.

De manera similar, las fichas de control de minibar son un documento esencial para el día a día.

A través de ellas, la camarera de pisos anota la cantidad de productos que el cliente ha consumido, especificando el artículo, la cantidad, el número de habitación y la fecha.

Esta información es vital para poder cargar dichos consumos a la cuenta del cliente y, al mismo tiempo, sirve como orden para reponer los productos en la habitación.

Documentación para Servicios al Cliente y Pedidos

Cuando un cliente solicita el servicio de lavandería, se emplea una ficha de envío de ropa de clientes.

En este documento se detallan las prendas entregadas por el cliente (por ejemplo, "1 corbata de seda azul"), el número de habitación, la fecha de entrega al departamento y la fecha prevista de devolución.

Este registro garantiza un control absoluto sobre las pertenencias del huésped.

Por otro lado, para la gestión interna de suministros, se utiliza el vale de pedido de materiales.

Este documento tiene como finalidad solicitar la provisión de aquellos productos o herramientas que faltan en el office de planta, como plumeros o limpiacristales.

En él se especifica la descripción del producto, la cantidad solicitada, la fecha y el nombre de la persona que realiza el pedido.

Partes de Trabajo y Registro de Incidencias

Para las tareas que surgen de manera imprevista o fuera de la rutina habitual, existen los partes de trabajo de camarera/o de guardia.

En ellos se describen labores específicas como "cambiar sábanas de cuna" o "limpiar suelo por vómitos", indicando la habitación, la fecha y el nombre de la camarera que ha realizado el servicio.

Este documento es fundamental para llevar un registro de las intervenciones especiales.

Asimismo, existe un procedimiento documentado para los objetos olvidados.

Cuando una camarera encuentra una pertenencia de un cliente, debe cumplimentar un documento específico, haciendo constar todos los detalles necesarios: la descripción del objeto, el número de habitación, el lugar exacto donde se encontró, y la fecha y la hora del hallazgo.

Resumen

Se usan fichas de control para tareas de limpieza no diarias, permitiendo una planificación anticipada. Las fichas de minibar registran los consumos del cliente para su facturación y reposición.

Para el servicio de lavandería se usan fichas que garantizan el control sobre la ropa del cliente. Para la gestión interna se utilizan vales de pedido para solicitar materiales.

Los partes de trabajo registran tareas imprevistas o fuera de la rutina habitual. Asimismo, existe un procedimiento y un documento específico para registrar formalmente todos los objetos olvidados.