Introducción a SAP MM

¿Qué es un sistema ERP?.

Son sistemas que integran todos los procesos empresariales en un sistema informático, seguro, confiable, integrado. Esto facilita la toma de decisiones a partir de archivos de datos históricos de la empresa.

SAP, como sistema ERP, tiene las características anteriores. También, permite exportar datos a diferentes formatos, como Excel, y se puede integrar con aplicaciones externas que pudieran administrar determinados procesos de la empresa. Esto es muy útil, toda vez que en la vida real, muchas empresas mantienen sistemas externos a SAP generalmente por motivos estratégicos de cualquier tipo.

Al ser un sistema integrado, SAP posibilita la detección de desviaciones de eficiencia o de planificación. Po ejemplo, el área de finanzas, puede saber en tiempo real, a partir digamos, de los datos que proporciona el área de logistica, si se está cumpliendo o no el presupuesto asignado a un proceso X. También, se puede controlar en tiempo real el comportamiento de los portadores energéticos de ese proceso, etc.

¿Cómo es el proceso de aprovisionamiento en SAP?

El proceso de aprovisionamiento comienza en el punto en que un usuario, transfiere al departamento de compras, la necesidad de adquirir determinados materiales o servicios, a través de una solicitud de pedidos

Los materiales o servicios adquiridos pueden ser para stock, o cargados al consumo. Cuando los materiales se adquieren para stock, es obligatorio el ingreso de mercancias, no existe imputación a centro de costo alguno, y eventualmente puede ser actualizado en cuanto a valor, cantidad y consumo.

Los centros de costos funcionan como una bolsa para determinada área, donde se acumula el gasto. Por ejemplo, el área de recursos humanos, puede tener un centro de costo con código, digamos, EC01, a donde se va a cargar todo el gasto de esa área. Lo mismo para las áreas restantes, ya sea el área de ventas, de logistica, etc. De esta manera, se puede tener un control de los gastos por áreas y además, de los gastos totales de la empresa, a partir del gasto de los diferentes centros de costos.

¿Quién es el usuario?

Es el responsable de un área de la empresa, que tiene a su cargo, el cálculo de los requerimientos de la operación. En ocasiones, determinados materiales, quizá por el precio que tengan en el mercado, se evalúa si es factible la obtención de ese material. Es lo que se denomina Estrategia de liberación, que permite establecer un procedimiento de aprobación de pedidos. SAP, permite tomar decisiones de manera personal o colectiva. Estas aprobaciones se pueden visualizar en SAP, por códigos de liberación, donde se pueden configurar los montos, parámetros y demás políticas de compras.

Posteriormente es necesario evaluar la fuente de aprovisionamiento, identificando los proveedores que pueden satisfacer determinadas necesidades de aprovisionamiento. De esto se encarga especificamente el departamento de Compras, atendiendo a varios criterios: calidad, precio. También se pueden considerar cuestiones estratégicas, como alianzas, etc.

Para ello, SAP se pueden crear datos maestros en el sistema, con registros e materiales, servicios y proveedores. Entonces cuando se realiza un pedido, lo normal es que de antemano se haya creado ese material y existe una lista de proveedores, a partir de la cual se puede realizar una petición de oferta.

En el caso, de que exista la necesidad de adquirir un material del cual no tengamos registro alguno, por ejemplo, por ser la primera vez que se tiene necesidad de él se debe crear primeramente en SAP. Lo mismo si no tenemos un proveedor, debemos crearlo, para luego realizar la petición de oferta.

PETICIÓN DE OFERTA: Es un documento, con el cual la empresa solicita al proveedor una propuesta de cotización, para determinados productos o servicios. En este documento se deben plasmar todas las condiciones bajo las cuales se desea obtener el material o servicio: Materiales, servicios, calidad, cantidad, condiciones de entrega, etc.

Las respuestas de los proveedores se deben registrar en SAP, para su evaluación. SAP permite comparar las ofertas de diferentes proveedores. También puede discriminar de inmediato, un proveedor que no cumpla con las condiciones o expectativas de la empresa, esto SAP lo hace de manera automática.

Una vez que se determina el proveedor, en base a las expectativas de la empresa en cuanto a las condiciones de compra antes mencionados, se pasa entonces a la etapa de tratamiento de pedidos.

TRATAMIENTO DE PEDIDO: Aquí es donde se crea la orden de compra o solicitud de pedido. Se debe especificar si los productos adquiridos serían para stock o para el consumo. También se pueden visualizar las facturas asociadas a esa orden de pedido, controlando las cantidades, precios. Si antes ya habiamos en SAP, realizado un pedido con ese material, se pueden copiar datos de antiguas órdenes de pedido para simplificar el proceso de pedido de compras sin tener que hacerlo todo desde cero.

También se puede realizar este pedido apoyándonos en los contratos marcos, donde se definen las condiciones, los parámetros, cantidades mínimas y máximas a abastecer negociadas con el proveedor, etc.

CONTROL DEL PEDIDO: En esta etapa se puede controlar en el sistema el estado de determinado pedido. Por ejemplo, si ha entrado una factura relacionada con determinado pedido, hacer reclamaciones de entregas pendientes, etc.

ENTRADA DE MERCANCiAS: En esta etapa es donde se registra la entrada de mercancia al sistema. En SAP, los materiales que tengamos en almacén y que normalmente conocemos como existencia, los podemos encontrar como Libre utilización. Existen también otros conceptos relacionados con los estados de los materiales, como pueden ser, Stock bloqueado, Stock en calidad, etc.

Por ejemplo, cuando se está determinando por el departamento de calidad, la calidad, valga la redundancia, de determinado lote de materiales, éstos no ingresan al sistema como libre utilización, sino como stock en calidad. A partir de los resultados de calidad, se pueden tomar entonces acciones como puede ser la devolución de los materiales al proveedor, para lo cual se puede bloquear ese stock hasta que el proveedor responda, o liberarlos para su libre utilización.

VERIFICACIÓN DE FACTURAS: Se verifica por el departamento con acceso a las cuentas por pagar, si las cantidades, precios, las condiciones y las especificaciones de los productos recepcionados en los almacenes, son las mismas pactadas con el proveedor, para entonces desembolsar el pago.

Existen otros procesos de aprovisionamiento, además del descrito anteriormente. Por ejemplo

TRASLADO INTERNO: Por ejemplo, en una empresa, que tiene dos centros en el área de Madrid, tiene déficit de determinado material en el centro A, a la vez que tiene una existencia considerable de dicho producto en almacén del centro B.

Este proceso comienza en el centro receptor con una orden de Pedido de traslado de stock. Cuando ese material sale del centro emisor, se denomina como un stock en tránsito, que está llegando a través de un proveedor interno.

Cuando se recepciona el material, se avalúan las caracteristicas, especificaciones, en fin, que todo esté bien, y es entonces cuando se realiza el ingreso de mercancias. O sea, el stock en tránsito, pasa a stock de almacén en centro.

PROCESO DE SUBCONTRATACIÓN: Puede pasar que la empresa haga un pedido a un proveedor externo, pero a diferencia del proceso de aprovisionamiento clásico, en este caso, la empresa facilitará al proveedor algunos o todos los componentes para producir el material solicitado.

En este proceso, además de las especificaciones del producto terminado por los proveedores, se debe tener información detallada de los materiales que serán suministrados al proveedor. Estos materiales se pueden observar en sistema en el stock de materiales facilitados al proveedor.

Una vez que el subcontratista completa el servicio y hace entrega del material fabricado, se contabiliza, además del resultado del pedido, el consumo de componentes referente al stock de materiales utilizados por el proveedor. Este último entrega una factura por los servicios prestados, y se termina con la verificación de esa factura, los pagos, etc.

CONSIGNACIÓN DEL PROVEEDOR: Esto significa que un proveedor suministra un material a la empresa, la cual puede almacenarlo pero no debe pagarlo hasta tanto no se realice el consumo. En un contexto real, las liquidaciones por este tipo de aprovisionamiento se realizan a intervalos negociados entre las partes, por ejemplo, mensualmente. En este proceso entonces, además de acordar un precio, y registrar además la información de dicho precio, que se introduce en el sistema como un registro de información de consignación.

A partir de lo anterior, entonces se puede llenar el almacén de articulos en consignación.

El proceso normalmente comienza con un pedido en consignación al proveedor, después que se suministra el material, se contabiliza esa entrada de mercancias. Con esto finaliza el proceso, ya que no debe pagarse ese material hasta tanto no se utilice.

Niveles de organización.

Los niveles de organización en SAP, es como se muestra en el siguiente gráfico.

MANDANTE: es el más alto de los niveles. Es una unidad dentro de SAP, es autónoma tanto legalmente como organizativamente. En un entorno empresarial, el Mandante representaria un grupo de empresas. Por ejemplo, pudiera ser un grupo de empresas destinadas a la fabricación de articulos deportivos, y este grupo empresarial podría agrupar empresas de fabricación de ropa deportiva, otras destinadas a la fabricación de zapatillas deportivas, otras que se encarguen de la producción de implementos deportivos, etc. El mandante, en definitiva, es el nivel de mayor jerarquia dentro del sistema SAP, entonces los datos que se registran, modifican o eliminen en este nivel, afectarán a las sociedades y a las demás unidades organizativas. En el mandante, además, es donde se registra el acceso de los usuarios con los diferentes niveles de acceso.

SOCIEDAD: Es la estructura organizativa más pequeña que puede reproducir un sistema autónomo y completo de la contabilidad. Entonces, como unidades contables independientes, realizarán su propio balance. Por ejemplo, una empresa que se encuentra en un grupo de empresas. Siguiendo el ejemplo del grupo empresarial de articulos deportivos, una sociedad sería una empresa de las que se dedica por ejemplo, a la producción de zapatillas deportivas. Las sociedades se definen en SAP con una clave alfanumérica de cuatro caracteres.

CENTRO: es una unidad organizativa perteneciente a la logistica que subdivide a una empresa en cuanto a la producción, aprovisionamiento y la planificación de las necesidades. Pueden ser centros de distribución, centros de producción, oficinas de ventas, puede ser también la casa matriz de una empresa, etc. Se definen en SAP, al igual que las sociedades, con una clave alfanumérica de cuatro caracteres.

ALMACÉN: Es el lugar donde se custodian, almacenan y se gestionan las existencias de los materiales. Desde el punto de vista del sistema, es una unidad organizativa que permite diferenciar los stocks de materiales de un centro. Por ejemplo, se podría considerar un almacén de combustibles y de esta manera diferenciamos a todos los materiales que tengan esta característica, pero los materiales en si, presentan un código en SAP, posibilitando que cualquier consulta que hagamos a determinado material, va a arrojar respuesta rápidas y oportunas.

Organización y grupo de compras

Es una unidad organizativa dentro de la logistica que subdivide a la empresa según sus necesidades de compras. Adquiere materiales o servicios, negocia las condiciones de compras, asumiendo la responsabilidad de esas transacciones. Varias organizaciones de compras pueden ser asignadas a una sociedad.

Datos maestros.

También llamado Registro maestro de materiales, es la fuente central de datos específicos de una empresa. Todas las áreas de logistica lo utilizan y de esta manera se evita la redundancia de datos. Dentro de este registro los materiales pueden ser codificados, por ejemplo, si son materias primas, materiales de consumo, materiales elaborados, etc.

Si un departamento necesitar un material, no necesita crear información nueva, sino, ampliar la ya existente.

Contiene toda la información relevante para el contactar y hacer la solicitud de pedidos.