Clarificando el Objetivo de tus Escritos

Definir la intención del mensaje escrito (informar, advertir, solicitar)

Al igual que en la comunicación verbal, todo mensaje escrito debe tener un propósito claro y definido antes de redactar la primera palabra.

Es fundamental preguntarse: "¿Cuál es mi intención? ¿Qué busco lograr con este texto?".

El objetivo puede variar significativamente; puede ser simplemente informar sobre el avance de un proyecto, presentar hechos para ayudar a que otros tomen una decisión, o advertir sobre un riesgo inminente que amenaza un plazo.

Tener esta intención clara desde el principio es crucial, ya que cada frase y cada dato incluido en el escrito deben servir para reforzar y cumplir ese objetivo principal.

Esta claridad inicial asegura que el mensaje sea coherente, enfocado y no se desvíe hacia información irrelevante.

Cómo el objetivo determina el tono y la elección de palabras

La intención del mensaje es el factor que determina el tono, el lenguaje y el nivel de formalidad que se debe emplear.

La comunicación escrita debe ser flexible y adaptarse tanto al objetivo como al receptor.

Por ejemplo, si el objetivo es simplemente solicitar una actualización de estado a un colega con el que se tiene una buena relación, el tono será colaborativo y cordial.

Sin embargo, si el objetivo es advertir firmemente sobre las consecuencias de un retraso en un proyecto crítico, el tono será mucho más directo y asertivo, utilizando un lenguaje que refleje la seriedad de la situación.

Es importante destacar que se puede ser firme sin recurrir a ataques personales; esto se logra a través de una cuidadosa elección de palabras que se centre en los hechos y en la acción requerida, en lugar de en juicios de valor.

La importancia de la claridad para evitar ambigüedades

En la comunicación escrita, la claridad es primordial, ya que el receptor no cuenta con el apoyo del tono de voz o el lenguaje corporal para interpretar el mensaje; solo dispone de las palabras.

Por lo tanto, el texto no debe dejar lugar a la interpretación.

Frases ambiguas como "estoy un poco sobrecargado en este momento" son problemáticas porque pueden significar muchas cosas: ¿la persona necesita más tiempo?, ¿está pidiendo que la solicitud se dirija a otro?, ¿o está insinuando que dejes de enviarle mensajes?.

Para evitar esta confusión, la comunicación debe ser explícita y específica.

Una respuesta mucho más efectiva sería: "Te daré una r