Niveles de organización - Proceso de compra

Para implementar la estructura en una organización es necesario conocer sus componentes. Componentes de la estructura de una organización. En primer lugar, tenemos las necesidades actuales de la organización. Pero también se deben prever cuáles serán las necesidades futuras, de manera que los cambios a realizar en el sistema no sean traumáticos, sino consecuencia de pequeñas actualizaciones.

En tercer lugar, están los requisitos legales y financieros que tenga la compañía. Luego tenemos los requisitos operativos, como pueden ser almacenes o depósitos que se necesiten y organización de la logistica. Y por último está la interacción entre los departamentos.

Ejemplo: el operario del módulo logistico MM necesita tener información general de otros módulos con los cuales interactúa, entre ellos el módulo financiero FI por los datos económicos que ofrece y el módulo de ventas SD para el stock de inventario y la entrega a clientes. Elementos de la estructura de una organización.

Mandante: Representa la base principal de toda la estructura. Es el medio físico sobre el cual serán registrados todos los componentes e información que se genere en la organización.

Sociedades: Sistema organizado de relaciones que se establecen entre unidades legales independientes. Centros: Se adicionan a la configuración del sistema considerando localización y requisitos de los procesos de la organización. Almacenes: Son subdivisiones internas de los Centros. Beneficios de la estructura de organización de SAP.

Flexibilidad: Permite representar estructuras de empresas de locación única que funcionan como un solo ente legal y también compañías con una amplia red de sucursales que trabajan bajo distintas instituciones legalmente responsables.

Adaptabilidad: La estructura se puede transformar y adaptar a los cambios de la organización independientemente de la dificultad de estos cambios. Segmentabilidad: Permite adaptar el acceso y la vista de la información a la necesidad de cada uno de los procesos (materiales, producción, administración, ventas). Escalabilidad: Permite la gestión, análisis y reporting para diversos niveles de la organización, permitiendo el crecimiento de la sociedad cada vez que sea requerida. En el siguiente gráfico se puede ver una posible estructura de una organización, donde se relacionan los elementos antes mencionados para dar marco a los procesos de la organización (Mandante, Compañia, Centro y Almacenes).

NOTA: Aunque el esquema presenta una posible estructura, la parametrización de SAP permite establecer condiciones específicas requeridas por la organización.

¿Qué es el proceso de compra?

El proceso de compra es el mecanismo que le permite a la organización adquirir los recursos que requiere para su funcionamiento. En el proceso de compras intervienen dos elementos:

• Organización de compras: Es un nivel de organización que permite separar las operaciones de aprovisionamiento y establecer condiciones de compra con el proveedor. Juridicamente es el responsable del cierre de los contratos de compras y asume la responsabilidad de estas transacciónes.
• Grupos de compras: Su aplicación permite que se asignen las operaciones de compra a un comprador o un grupo de compradores, que serán los responsables operativos de las tarras asociadas.
• Etapas del proceso de compra: En una organización el proceso de compra inicia cuando se detecta la necesidad de adquirir un bien o servicio externo. El proceso de compra consta de 6 etapas:
• Operaciones previas: Dentro de las operaciones previas a la compra se define: equipo de compra encargado de administrar el proceso de compra, necesidad que se presenta, selección de producto o servicio y condiciones de entrega.
• Investigación del mercado: Se hace una investigación del mercado existente y se analizan los diversos tipos de productos o servicios, junto con sus proveedores.
• Preselección de proveedores: Aquí se realiza una primera preselección de proveedores donde se comparan ofertas:
• Petición de ofertas a proveedores.

• Negociación.

• Acuerdo contractual.

El proceso de compra culmina en la negociación final con proveedores y la firma del contrato de compraventa.