Estructura de la organización - Punto de vista operativo

La organización operativa está basada en la forma en que son asignados los grupos de compras o compradores a cada una de las unidades que forman la organización comercial.

El área de compras también se puede organizar de forma centralizad o distribuida, dependiendo de cómo fueron asignadas las tareas de adquisición por cada sociedad y/o centro. En el siguiente esquema se comprara 2 escenarios diferentes donde se va a definir la organización del sector de compras.

Compras distribuidas: Si se trata el ejemplo de una sociedad única, se van a definir 2 o más grupos de compras o compradores, estos serán los responsables de llevar a cabo la labor de adquirir los servicios y bienes destinados para uno o más centros que están asociados a dicha empresa.

Al tener varios grupos, estos se podrán definir teniendo en cuenta diferentes criterios prácticos como:

• Localización: Cada grupo de compra se va a responsabilizar de un centro o más de uno dependiendo de su localización física.

• Especialidad: Se pondrán a funcionar diferentes grupos según la especialización que sea necesaria en cada compra, o sea, productos eléctricos, [químicos, materias primas o contratación de servicios especializados, entre otros.

• Volumen: Se pueden definir distintos grupos según criterios de volumen de compras, al asignar las compras menores y generales a una cantidad grande de compradores ( y grupos a los que se encuentren asociados) y se puede definir otro número reducido para las compras que estén relacionadas a grandes operaciones. SAP cuenta con un documento especial que se llama pedido abierto o contrato que se usa en arreglos a largo plazo o también en cantidades o montos de importancia para los proveedores.

Compras centrales: En este tipo de compras, un único grupo de compradores cargarán con la responsabilidad de todas las operaciones relacionadas con llevar adelante los procesos de suministro.

Aunque se hace referencia a un solo grupo, sus integrantes deben tener las habilidades y experiencia necesarias para gestionar todas las operaciones igual que en el caso anterior.

Es importante saber que no hay una relación establecida entre la organización de compras y los grupos de compras, por tato cualquier grupo de compras puede tener la responsabilidad de adquirir bienes y servicios a través de cualquier organización de compra y por tanto para cualquier sociedad que haya sido definida en el sistema.

Los compradores tampoco están asociados de forma directa a un grupo específico de comprador, esto quiere decir que cualquier comprador puede iniciar un proceso de compra para cualquier grupo, la única condición que existe es que las autorizaciones que le hayan sido asignadas se lo permitan.

Ejemplo de opciones que pueden ser encontradas en las empresas o grupos de empresas:

• Empresa compradora: Son grupos empresarios, donde cierta cantidad de empresas están definidas en un mismo amb