Niveles de organización - Fisicos

Todas las Compañias requieren:

• Estar juridicamente establecidas.

• Y tener una estructura organizativa que facilite el desarrollo de la empresa.

En SAP es necesario crear unos niveles de organización de la Compañia, los cuales son creados y estructurados teniendo en cuenta los 2 puntos anteriores. Con estos niveles de organización se representan los aspectos legales y operativos de una empresa.

Y afecta a varias áreas de SAP como son:

• Área Administrativo-financiero (FI): Cada nivel se debe tratar como una entidad legal e independiente.

• Área Administración de materiales (MM) y de Ventas (SD): Los niveles de organización deben cumplir con todas las condiciones operativas de estas 2 áreas.

Es importante entender que la forma de organizar una Compañia en SAP debe de realizarse en base a los diferentes requerimientos que puede tener cada Compañia diferente, como pueden ser:

• Especialización de la Compañia.

• Paises en el que desarrolla su negocio.

• Aplicaciones comerciales.

Terminologia de la estructura de organización.

SAP al realizar la organización física de una Compañia utiliza los siguientes términos:

• Mandante: Es una Base de Datos que reúne todos los objetos que utiliza SAP, como son las tablas, los programas, etc. El mandante se identifica por un numero de 3 dígitos y es la forma en la que recupera la información que se almacena en las Bases de Datos de SAP.
• Un mandante puede contener información de una o más Compañias, las cuales serán diferenciadas por su Código de Sociedad. Esto permite que la información de una compañía solo pueda ser visualizada o modificada por un único mandante.
• Sociedad: Representa una unidad de negocio más pequeña desde los puntos de vista legal y financiero que cumplan con los requerimientos comerciales y legales. Centro-planta: Son las unidades organizacionales que divide por áreas y actividades (mantenimiento, producción, abastecimiento, etc.) la Compañia. Se asocian a lugares físicos donde se mantienen el stock de productos.

• Almacén: Este término su usa para separar y clasificar los espacios de un centro, o sea, los centros se pueden dividir en varios almacenes de acuerdo a criterios físicos y operativos

A continuación, mostramos un gráfico para entender mejor una forma de estructurar la organización, aquí estarán incluidos algunos conceptos mencionados anteriormente, que permitirán asociarlo a diferentes procesos como Compras, Mantenimiento, Planificación de Necesidades, entre otros.

En este gráfico se puede observar que un Mandante tiene asociadas dos compañías. Las compañías pueden tener asociados uno o más centros, entonces en la figura se observa que la primera compañía tiene dos centros, y la segunda solo uno. Como los centros no necesariamente deben tener asociados almacenes, vemos que el primer centro no tiene almacén, el segundo tiene asociado dos almacenes y el tercero tres.

Aunque existan almacenes con el mismo código, debemos saber que son almacenes diferentes, ya que pertenecen a diferentes centros. Algunos de los elementos de SAP aprendidos hasta el momento se pueden ver relacionados en el gráfico anterior, como son:

• Mandante

• Sociedad

• Centro

• Almacén

Independientemente de que en este esquema se muestre un ejemplo de estructura de la organización, cualquier condición especifica que sea requerida por la empresa será la parametrización de SAP la que permita establecerla.

Un detalle a tener en cuenta es que cuando se cree un objeto de la estructura (Sociedad, Centros, etc.) y sea utilizado, no se podrá eliminar del sistema.

Ventajas de la organización de estructura.

La flexibilidad: Se refiere a que da la posibilidad de reflejar tanto estructuras básicas como las más complejas estructuras de empresas, que pueden estar formadas por una sola o un grupo de ellas. A la hora de definir será igual de fácil hacerlo con una empresa que funcione como un único ente legal y localización única, hasta aquella que esté subordinada a distintas instituciones legales, una gran gama de sucursales, incluso que negocien con varios países.

La adaptabilidad: Se refiere a que la estructura puede cambiar y adaptarse según los cambios que se originen en la organización. Estos pueden ser fáciles de implementar o por lo contrario sumamente complicados, todo depende del impacto de la modificación en parámetros de alta incidencia en los procesos de negocios.

La segmentabilidad: Se refiere a la forma en que se organiza y se visualiza la información en SAP. Según el punto de vista requerido dígase materiales, producción, administración, ventas, etc. Se podrá adaptar la forma de acceso y la visualización de la información.

La escalabilidad: Esta forma de organización dará la posibilidad de analizar, gestionar y reportar a diferentes niveles de la organización, además que ofrece la posibilidad de tener el crecimiento que necesite la organización. A continuación, se muestra un ejemplo de filtrado por centro usando la transacción ME21N:

• Al seleccionar el matchcode del campo centro, sin seleccionar la organización de compras.

• Se muestran todos los centros disponibles.

• Si se informa la organización de compra y la sociedad, y se ejecuta el matchcode del campo centro.

• Solo se muestran los centros asignados a esa organización de compra.

A continuación, se muestra un ejemplo de filtrado por almacén usando la transacción ME21N:

• Al seleccionar el matchcode del almacén, sin seleccionar la organización de compras.

• Se muestra el listado completo de los almacenes.

• Si se informa el centro, se muestra los almacenes asignados a ese centro.