Integración de los sistemas

Integración de los módulos de SAP.

La integración del sistema consiste en que los siguientes elementos estén conectados entre los diferentes módulos:

• La información.

• La modalidad de trabajo.

• Y los procedimientos.

Esto permite que las actividades y la información generada en una sección de la empresa impacten en las otras áreas, este impacto lo determinará el proceso.

Cada uno de los procesos de SAP impacta con al menos otros 2 módulos, e incluso algunos procesos impactan con 3 o más módulos.

Ejemplo de integración de módulos al realizar una venta:

• Área de ventas (SD): Cuando esta área realiza una venta de un producto que no está en stock y dicho producto no se compra aun proveedor si no que lo produce la fábrica, se crea una operación por la venta del producto.

• Departamento de producción (PP): La operación de venta del producto genera un proceso en el Departamento de producción, la cual necesita los insumos para iniciar su fabricación.

• Área de compras (MM): Esta área recibe una solicitud del Departamento de producción (PP) para realizar la compra de los insumos necesarios para la fabricación del producto a vender.

• Área de mantenimiento (PM): Asegura el correcto funcionamiento de la plata de producción para que no haya retraso en la entrega del producto.

• Administración (FI) y Tesorería (TR): Se encargan de asegurar los recursos económicos y financieros necesarios para realizar el pago de los insumos necesarios para la fabricación del producto a vender.

• Área de Recursos humanos (RH): Se encarga de asegurar la mano de obra para todo el proceso, si fuese necesario, contratar a nuevos empleados o permitir horas extras.

Transferencia de información.

Como ya sabemos cada área de SAP puede impactar con otras áreas y esto obliga a que exista una transferencia de información entre ellos, de esta manera se informa de las necesidades que surgen a partir de la operación inicial, como por ejemplo una venta.

Ejemplo de transferencia de información por una venta:

• Cuando el Área de ventas (SD) realiza una venta de un producto que no se tiene en Stock y el cual no necesita fabricación ya que se compra directamente al proveedor, genera el documento «Pedido de Venta» al cliente, la cual propicia la creación automática de una «Solicitud de compra».

• Esta «Solicitud de compra» se manda al Área de compras (MM), la cual realizará los pedidos necesarios para adquirir el producto.

Muchas veces para poder continuar con un proceso en determinado módulo, como por ejemplo una venta de un producto, puede depender de la ejecución de eventos en otros módulos, ya que habrá que ofrecer una fecha de entrega al cliente:

• Si el área de ventas (SD) inicia el proceso de venta de un producto que no se tiene en stock y no es necesario su producción ya que se compra directamente al proveedor, solicitará la adquisición de este producto al Área de compras (MM), el cual le indicará la fecha de entrega para ofrecérsela al cliente y poder continuar el proceso de venta.

• Si el área de ventas (SD) inicia el proceso de venta de un producto que no se tiene en stock y es necesario su producción, solicitará al Departamento de producción (PP)la adquisición de los insumos necesarios para la fabricación del producto a vender, el cual le indicará la fecha de entrega a SD para ofrecérsela al cliente y poder continuar el proceso de venta.SAP, al contar con una base de datos integrada para todo el sistema, permite que los diferentes operadores puedan usar, compartir y completar la información global.

• Ejemplos: Los operadores del departamento de Ventas pueden ir consultando en tiempo real el estado en que se encuentre una solicitud de materiales que hayan hecho a la sección de Compras. Esto es muy útil para coordinar con los clientes los plazos y condiciones para las entregas.

• El área de Finanzas puede consultar los diferentes estados en que se encuentren los departamentos de Compras y de Ventas, sin necesidad de recurrir a los operadores de estas secciones. De esta manera, pueden hacer proyecciones de ingresos o de los recursos financieros y económicos que pudiera necesitar determinado proceso.

EN SAP, la información puede ser compartida con factores externos a la empresa. Para ello SAP cuenta con las interfaces necesarias y proporciona además las autorizaciones correspondientes. De esta manera, por ejemplo:

• Un proveedor pudiera acceder a los requerimientos de materiales y servicios que se hayan planificado para determinado proceso y los diferentes plazos que tendria para las entregas, ya sea corto, mediano o largo plazo. Esta información puede ser muy útil para el proveedor, ya que ayudaria incluso a planificar los plazos de entrega de los insumos y la producción o gestión de estos.

• Para los clientes también puede ser muy útil, ya que pudieran consultar en tiempo real el estado del stock de los productos que le interesen, puede enterarse de las diferentes campañas de promoción para los productos de la empresa y de los nuevos productos que se van a comercializar. Todo esto ayuda al cliente a gestionar su compra de manera acertada y conveniente.