Integración del módulo MM con otros módulos

Unas de las grandes fortalezas de SAP, es la interrelación entre los diferentes módulos, también su adaptabilidad y compatibilidad para interactuar con sistemas externos.

Además, dentro de un módulo se segmentan diferentes actividades para facilitar la gestión de cada sector de la empresa. Por ejemplo, en el módulo MM, existen actividades que, si bien están muy relacionadas, son gestionadas por submódulos específicos. Por ejemplo:

• PUR Compras: Este módulo es el encargado de las compras externas de materiales y servicio. Aquí se determinan qué proveedores son los más indicados para solicitar una compra especifica, además se controla su recepción y facturación.

• MRP: Planificación de necesidades: Teniendo en cuenta registros históricos y el estado actual en cuanto a necesidades de aprovisionamiento, se elabora la planificación de las necesidades de compras de la empresa.

• IM: Gestión de Stock: Es el submódulo encargado del inventario físico de los materiales, no solo en cuanto a cantidad, sino también en valores. Controla los movimientos en los almacenes (entradas, salidas, transferencias, etc.)

• IV: Verificación de facturas: es el encargado de recepcionar, chequear y registrar las facturas que envien los proveedores. Son responsables de comparar la factura con el pedido de compra que se realizó por parte de la empresa y velar porque las cantidades recepcionadas de manera física coincidan con lo expresado en la factura, tanto en cantidad como en valor.

Para ello se apoyan en los documentos generados en otros submódulos que informen sobre el pedido de venta, la recepción de los materiales, así como en datos históricos en cuanto a proveedores, materiales, etc. Ejemplo de interacción del módulo MM con otros módulos:

• Ventas (SD): En el departamento de ventas un vendedor identifica las necesidades de cierto cliente y lo contacta, después de alguna negociación se concreta la venta de un producto que es producido por la empresa. El próximo paso sería preparar toda la documentación para para gestionar la adquisición de ese producto mediante el Departamento de Compras MM. Cuando en este último departamento tienen una fecha en la que tendrán el producto listo, le informan al departamento de Ventas y éste a su vez, define con el cliente la fecha de entrega de dicho producto.
• Producción (PP): En esta área es donde se planifica la producción de los productos demandados. Genera los documentos correspondientes para el departamento de Compras para a hacer uso de los materiales que la empresa tenga en stock, o gestionar la adquisición de los que no existan. Compras, se encarga a su vez, de gestionar estos materiales demandados por producción ya sea mediante movimientos de materiales desde almacén, o mediante la adquisición a través de proveedores, una vez que los tiene, los pone a disposición del área correspondiente.
• Tesorería (TR): Recibe el plan de gastos e inversión a ejecutar por el departamento de compras a través de las diferentes solicitudes y reportes. También retroalimente al departamento de Compras ya que este último puede saber los recursos de los que dispone la empresa para adquirir bienes y servicios. También se encarga de recibir reportes del uso de los recursos puestos a disposición de Compras, para monitorear su uso, lo cual le permite proyectar y planificar las previsiones que correspondan.
• Recursos Humanos (RH): En ocasiones el área de Compras tiene la tarea de gestionar con el departamento de Recursos Humanos la necesidad de alguna área que solicite contratación de personal para mano de obra o servicios, también si fuera necesario horas extras, etc. En este caso, Compras se convierte en una especie de enlace entre el área solicitante y el departamento de Recursos Humanos.

Existen otros procesos dentro de una empresa que relacionan estrechamente al módulo MM con otros módulos, por ejemplo:

• Los materiales que solicite el módulo de Compras deben pasar por el departamento de Control de la Calidad (QM) para certificar si cumplen con los requerimientos técnicos y luego a informar esas conclusiones al departamento de Producción (PP).

• El departamento de Administración y Finanzas (FI-CO) trabaja junto al departamento de Compras (MM) y el departamento de Ventas (SD), en controlar las actividades de proveedores y clientes. En ocasiones toman decisiones compartidas por ellos tres en cuanto a bloquear o liberar alguna acción comercial.

Todas las actividades en SAP quedan registradas mediante documento, entonces al tiempo que se desarrolla un proceso, esto permite automatizar muchas tareas y generar información que puede ser consultada por determinados usuarios que la necesiten a fin de gestionar con mayor eficiencia sus actividades.