Envio de información

En un negocio es imprescindible que muchos de los documentos que se crean para la adquisición de productos o servicios sean enviados a los proveedores u otros receptores de pedido. Esta documentación puede ser un pedido, una factura, etc.

En SAP, esta comunicación se denomina “Mensajes”.

Incluir un mensaje en un pedido

Primero se debe ingresar a la transacción ME21N o ME22N según si se quiere entrar en un pedido ya existente o si se quiere crear uno nuevo. Con la cual accederemos a la siguiente pantalla, la definición de mensaje será independiente para cada tipo de documento.

Luego se debe presionar el botón “Mensajes” que aparece en la barra de botones como se ve en la siguiente imagen. Al presionar este botón accederemos a la pantalla para definir los mensajes. En esta pantalla insertaremos toda la información necesaria para configurar el mensaje.

Clase de mensaje: Se trata de un código del mensaje que se define en la parametrización del sistema y se encarga de definir si se trata de una impresión, un reclamo, o un envio por e-mail, etc. Se debe escoger una de estas opciones.

Al usar el matchcode se pueden ver los diferentes tipos de mensajes que se pueden usar para un pedido. Se debe escoger una de estas opciones. En este caso seleccionaremos la opción estándar, pero también se pueden parametrizar tipos especiales. Para imprimir el pedido seleccionaremos el tipo “NEU”.

En esta pantalla insertaremos toda la información necesaria para configurar el mensaje:

• Medio de comunicación: Es el encargado de definir la vía por la que se transmitirá el mensaje.

Al seleccionar la lista desplegable aparecen los distintos medios de comunicación para un pedido. Algunos de ellos son:

• “EDI”: Electronic Data Interchange, este permite intercambiar datos electrónicamente con el proveedor.

• “SAP Business Workflow”: Este permite que se creen de forma automática mensajes ante algunos procesos y eventos que son creados por SAP.

En esta pantalla insertaremos toda la información necesaria para configurar el mensaje.

Función: En esta columna se va a indicar la función que tiene el que recibe el mensaje y que es parte de la parametrización del sistema. Este dato se puede rellenar de forma manual o se puede seleccionar de la lista. El valor “PV” es para proveedores.

Interlocutor:Se trata de el interlocutor del negocio que recibirá el mensaje, se puede introducir:

• El número del proveedor para el que se está realizando el pedido.

• El responsable de la compra.

Idioma:Se debe aclarar el idioma en que se debe imprimir el documento o con el que se quiere transmitir.

Ingreso de un nuevo mensaje

Para agregar un nuevo mensaje se deben seguir los mismos pasos y quedaria como se ve en la siguiente imagen:

• Cuando se hayan insertado todos los mensaje deseados el pedido podrá imprimirse al grabar o al ser liberado.
• El siguiente paso será definir otros parámetros referentes al mensaje, para lo que se utilizarán los botones de la barra de herramientas.

Definición del medio de comunicación

En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de la visualización de la pantalla para definir ciertas características vinculadas con la impresión del documento.

Destino lógico: Es la impresora que se encargará de imprimir el documento. En este ejemplo se insertó “LP01” y por tanto el documento se imprimirá en dicha impresora. Si se despliega la lista aparecerán todas las impresoras disponibles en SAP.

Dar salida inmediata: Va a permitir que la impresión se realice inmediatamente, por ejemplo en el mismo momento en que se guarde el documento o de que se haya terminado su aprobación.

Cantidad de mensajes: Se encarga de indicar qué cantidad de documentos van a ser impresos (tomando en cuenta los originales y las copias).

Datos adicionales

La imagen que se muestra es un ejemplo de la pantalla que aparece cuando se va a imprimir el documento:

• Modalidad diferida: En este caso la emisión de la impresión o comunicación se programa para una determinada fecha y hora por si ocurre algún evento.

Estado del mensaje

U