Maetro de Proveedore - Crear proveedor con modelo

Cuando se va a crear un nuevo documento en SAP, en este caso un pedido, puede hacerse utilizando otro documento como guía, esto hará más fácil esta operación y permitirá que estos documentos estén vinculados a una misma operación de compras.

Algunos de los beneficios de realizar un documento con referencia son. Hace más rápido y fácil el registro de la información, pues parte de los datos que se inserten serán los mismos en ambos documentos.

El nuevo documento se vinculará al documento base dentro de la misma operación de compras, lo que permite generar las diferentes etapas correspondientes a esa operación de compras.

El vinculo que existe entre estos 2 documentos es vital para el análisis, el seguimiento y la auditoria de la operación de compras. Si se destruye este tipo de relación entre los documentos puede traer resultados negativos, por ejemplo, Si la SolPed no estuviera en las referencias se desconocer el origen de este proceso. Al no tener vinculadas las cotizaciones de ambos documentos y que uno de ellas esté referida al pedido será imposible saber que valores propuso cada proveedor.

Al no vincular la entrada de mercadería a un pedido, no hay forma de verificar los datos de la entrega del proveedor, todos sus valores y las condiciones que tenga. En caso de que el pedido y la entrada de mercadería no dependan de la factura del proveedor, no se podrá cumplir con las fechas, cantidades, valores, etc.

Pasos para crear un documento con referencia

En este caso utilizaremos el ejemplo de crear un pedido, por tanto lo primero es ingresar a la transacción ME21N que dará acceso a la siguiente pantalla. La herramienta de SAP que se utiliza para la parametrización y realizar adaptaciones del sistema puede cambiar ciertos aspectos de la pantalla cuando estemos en otros ambientes

Luego hay que ingresar el documento de referencia, para esto existen 2 opciones. Utilizando el número del documento, esta opción se utiliza cuando se conoce el número del documento que se quiere ingresar que puede ser una SolPed o un pedido) el número de este documento y el item se va a insertar en los campos que le correspondan en l aparte final de la lista de los item a la derecha como se ve en la siguiente pantalla.

En la imagen podemos ver todos os datos que se pueden tomar como guía de otro document, por ejemplo: la SolPed, contrato marco, petición de oferta, documentos de compra

En este caso se va a introducir el número de la Solicitud de Pedido que se desee utilizar como referencia, y se verá de la siguiente forma:

La otra forma de ingresar el documento de referencia es utilizando el matchcode y así se busca el documento con l que se quiere trabajar. Luego pulsamos el botón enter y la información de la SolPed con la que se quiera trabajar pasará al pedido sin necesidad de tener que introducir de forma manual los datos.

Cuando aparezca un mensaje de error o un advertencia se deben seguir las instrucciones de cada mensaje o si se conocen los datos que se van ingresado sin necesidad de ayuda alguna. Luego se debe seleccionar la clase de documento. Este campo se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Se pude seleccionar el tipo estándar NB o se puede seleccionar la lista desplegable que contiene varias opciones:

Cuando se utiliza un documento como referencia hay campos que deben ser modificados, por ejemplo, la fecha de entrega en el documento que se utilizó como referencia cuando es inferior a la del día en que se está realizando el documento. Cuando esto sucede se muestra un mensaje que la fecha de entrega no es apta. El botón verificar se puede usar para ver las advertencias del documento.

Las advertencias señaladas en amarillo permiten guardar el documento, pero las que están en rojo deben ser rectificadas para poder guardar el documento. Los mensajes de errores y advertencias dependen de la configuración del sistema, cuando un dato de importancia es omitido aparece un mensaje de advertencia, este mismo mensaje puede aparecer como un error si se le realizó alguna modificación, y de esta forma el documento no se podrá guardar. Hay mensajes adicionales que pueden aparecer cuando hay otros campos obligatorios.

Cuando ya se hayan corregido los errores y las advertencias. el siguiente paso es guardar el documento dando click sobre el botón del disquete.