Creando una sociedad desde referencia

La creación de sociedades corresponde al módulo FI, ya que se requiere conceptos contables y estratégicos que abarca dicho modulo, para ello tenemos que usar la transacción SPRO que se encuentra en la ruta:

• Menú SAP

• Herramientas

• Customizing

• Img

Si la ejecutamos entonces se nos muestra la pantalla principal de esta transacción, donde tenemos el botón IMG REFEFENCIA SAP, la cual tendremos que usar mucho ya que desde ella se gestiona todas las estructuras de una sociedad. Si hacemos clic sobre dicho botón, nos lleva a la pantalla de visualizar guía de implementación, la cual tiene una estructura de carpetas en forma de árbol. Desde aquí, prácticamente se puede crear o modificar cualquier estructura de la empresa, como crear sociedad, centros, almacenes, o incluso la asignación de unos con otro como por ejemplo asignar un centro a una sociedad, o un almacén a un centro.

En esta estructura podemos ver varios iconos. El icono de una documentación con unas gafas nos proporciona una ayuda sobre la opción seleccionada.

La principal opción para la creación y asignación de sociedad, centros y almacenes está en la opción “estructura de la empresa” y si hacemos clic sobre el triangulito se despliegan varias opciones:

• Las dos opciones que más usaremos serán Definición y Asignación.

• Definición la usuraremos para crear estructuras como sociedades, centro o almacenes.

• Y la opción de asignación la usaremos realizar la asignar una estructura con otra, como por ejemplo un almacén a un centro. Por tanto, como lo que queremos es crear una sociedad, vamos a desplegar la opción de definición.

Las 2 principales opciones que vamos a usar son la opción logistica general la cual la usaremos para gestionar centros y sectores, y un poco más arriba tenemos la opción de “gestión financiera”, que es la que usaremos para crear la sociedad.

Dentro de las opciones de Gestión financiera, debemos ejecutar la tercera de esas opciones, que es la de Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad. Para ello, debemos hacer clic sobre el icono del reloj. Y se nos muestra la ventana de seleccionar actividad que nos muestra 2 actividades. La primera la utilizaremos para copiar y borrar alguna sociedad, y la segunda la utilizaremos para modificar los datos de una sociedad, esta opción es muy útil, porque al crear una sociedad utilizando otra de referencia, esta tendrá los mismos datos de la original, por lo que después de crear la nueva sociedad, tendremos que ejecutar esta opción para cambiar los datos de la nueva sociedad.

Como ahora queremos crear una nueva sociedad, vamos a la primera opción y la ejecutamos haciendo doble clic sobre ella. Y nos muestra la pantalla de “objeto organizativo sociedad”, donde podemos ver una serie de botones. Pero la que nos interés es el segundo botón “copiar objeto organizativo” el cual nos indica que sirve para hacer una copia.

Si lo ejecutamos se nos muestra una ventana de copia, la cual tienes 2 campos de entrada, si nos fijamos podemos ver que estos campos tienen una marca de check, esto nos indica que son campos obligatorios, es decir que tenemos que informar los dos.

En el primer campo es para introducir el código de la sociedad de origen, y el segundo campo es para introducir el código de la nueva sociedad que no existe, este código nos lo tenemos que inventar, y será el código con el que identificaremos la nueva empresa, por ejemplo “E100”

Ahora si supiéramos el código de la sociedad que queremos copiar, solo tendríamos que introducirlo, pero si lo desconociéramos, podríamos usar el botón de matchcode el cual siempre nos va a proporcionar todos los posibles valores que podemos introducir, e incluso nos permite hacer filtros para que los valores que nos muestre estén ajustados a unas condiciones que nosotros queremos, casi todos los campos de entrada de sap, tiene este campo, solo que para que lo podamos visualizar, primero tenemos que hace clic sobre dicho campo.

Aquí por ejemplo nos muestra, un listado de las sociedades que existen:

• En la primera columna nos indica el código de sociedad.

• En la segunda columna nos indica, el nombre de la empresa.

• La tercera columna nos indica en que ciudad está la empresa.

• Y la última columna nos indica que moneda usa la empresa, recordar que una sociedad, solo puede trabajar con una única moneda.

Ahora tendríamos que buscar la sociedad que queremos usar como referencia, por lo general habría que buscar una sociedad que tenga las mismas características que la sociedad que queremos crear.

SAP nos permite opciones de filtrado para encontrar una sociedad con las características que necesitamos, si hacemos clic derecho sobre esta lista. Pero la que necesitamos es la opción Limitar valores, la cual también se puede ejecutar con el icono del embudo de la esquina inferior izquierda.

Si la ejecutamos se nos muestra una ventana con una serie de campos de entrada, los cuales, al informarlos, actuarán como filtro. Por ejemplo, en si informamos el campo nombre de empresa, solo se mostrar las empresas que tengan ese mismo nombre, si informamos la población solo se mostrarán las empresas que estén en esa población y por último también podemos filtrar en cuanto a la moneda. Con esto campos podemos encontrar mucho más fácilmente la sociedad que queremos encontrar.

En el campo Limitar cantidad a, podemos definir el número de sociedades que queremos que se nos muestren. Vamos a filtrar las sociedades, vamos a obtener las 10 primeras sociedades que sean de Madrid. Para ello se debe poner 10 en el campo Limitar cantidad, y en el campo Población, entrar el nombre MADRID. Después solo tendríamos que hacer clic en el botón de continuar. Entonces se nos muestran 10 sociedades, y todas de Madrid.

Ahora solo necesitamos seleccionar una de esas sociedades como referencia, por ejemplo, seleccionaremos la sociedad MS00. Y entonces nos regresa a la ventana de copia sonde hemos indicado que vamos a realizar una copia de la sociedad MS00 y que el código de la nueva sociedad es E100.

Después de hacer clic en continuar, es cuando comienza el proceso de copia de la sociedad. La primera indicación que nos va a hacer es que la moneda de la sociedad referente es euros, y si la queremos mantener o cambiar.

Si queremos que nuestra nueva sociedad tenga una moneda diferente solo tenemos que hacer clic sobre el botón Si, y si queremos que tenga la misma pues pulsamos el botón No. En nuestro caso vamos a mantener la moneda, entonces podríamos hacer clic sobre el botón No.

Ahora nos indica que ciertos datos nos van a ser copiados. Y que la aclaración está en el texto explicativo, que podemos ver si accedemos a la ayuda que indica que no serán copiados los datos que son univocos a cada sociedad. Para continuar con el proceso de copia por lo que le damos al botón de continuar.

Ahora nos informa sobre el Transporte de rango de números y direcciones:

• Esta ventana, al igual que la anterior, es solo explicativa, por lo que podemos continuar. Pero en definitiva lo que nos informa es que los rangos de números de la sociedad origen son automáticas, y que después de crear la nueva sociedad, tenemos que revisarlo por si queremos mantenerlo o si queremos crear unos rangos fijos.

• Ahora nos pregunta si queremos transportar el número de rangos, y le vamos a indicar que si. Y aquí nos solicita una orden de transporte, que se usará para cuando necesitemos subir estos cambios a otro entorno. Si no tuviéramos una orden de transporte, podemos crear una desde esta misma ventana. Solo tenemos que ir al botón con el icono de un folio en blanco y lo ejecutamos.

En el campo descripción breve, debemos introducir una descripción Puede ser por ejemplo CURSO SAP MM, y guardamos los cambios haciendo clic sobre el icono del disquete. Y entonces podemos ver que ya tenemos un nuevo código de transporte y que la descripción ha cambiado a CURSO SAP MM.

Aunque no se haya mencionado, sabemos que el proceso de creación de la sociedad en SAP se puede cancelar en el momento que lo deseemos haciendo clic en el icono de cancelar. Pero como queremos continuar, solo debemos hacer clic en el botón Continuar. Entonces se nos muestra una ventana con que nos indica que se ha copiado la sociedad MS00 en la sociedad E100.