Documentos de compra - Ingreso de datos

El proceso de compras forma parte de la Gestión de Materiales, además está a cargo de la adquisición servicios y bienes externos a través de:

• La Planificación de necesidades.

• Elección de la fuente de aprovisionamiento más conveniente.

• El seguimiento de la entrega de mercancia.

• La facturación del proveedor.

Para lograr abastecer los Pedidos de Ventas el Proceso de Compras tiene una estrecha relación con las Ventas “SD”, a través de los registros contables con Contabilidad “FI”, y se relaciona con Producción “PP” y Mantenimiento PM” al proveer sus requerimientos de repuestos, servicios e insumos.

Etapas del proceso de compras.

Determinación de necesidades: La identificación de las necesidades de materiales se realiza a través de la planificación y el control de necesidades o por la demanda para el control de stocks.
Hay una serie de aspectos de gran importancia a la hora de la definición de necesidades:

• La utilización del método del “Punto de Pedido”

• Los pronósticos basados en el consumo anterior

• La comprobación regular de los niveles de stock de materiales determinados por los registros maestros.

• Las Solicitudes de Pedido pueden ser creadas.

• Por el usuario que las genera de forma manual.

• Por el sistema de planificación y control de necesidades que las genera de forma automática.

Creación de Solicitudes de Pedido (SolPed): La Solicitud de Pedido es un documento, la generación de la misma responde a una proposición de cualquier sector de la Empresa con el objetivo de adquirir servicios o bienes que comienza el Proceso de Compras.

La creación puede ser de forma manual creada por el Área de Compras o de forma automática por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc).

Liberación de la SolPed: La SolPed tiene asociada la “Estrategia de Liberación” , que se refiere a la aprobación de la solicitud de pedido, existen varios responsables de su aprobación.

Esta estrategia depende de varios parámetros del sistema:

• Centros

• Centros de Costo

• Grupo de articulos, entre otros

• Y también depende del Importe total de cada uno de los items.

Liberación de la SolPed: Determinación de la fuente de adquisición-Cotización. El componente Compras se utiliza para identificar posibles proveedores, para ello se basa en los pedidos anteriores y contratos de entrega que ya existian a largo plazo. Esto apresura el proceso de crear peticiones de oferta, estas pueden enviarse a los proveedores por e-mail, EDI. Para cada uno de los posibles oferentes se crea una cotización, y luego sus respuestas son registradas en el sistema.

Selección de Proveedor-Comparación de Ofertas: El sistema da la posibilidad de ingresar ofertas provenientes de distintos proveedores o aparentar escenarios de determinación de precio. De esta forma se puede comparar varias ofertas a partir de la anterior calificación de los oferentes (en función de precio, calidad, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

Gestión de Pedido (Orden de Compras): Para hacer más fácil la creación del Pedido, el sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta. De forma similar que, en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar pedidos de forma manual, o también puede hacer que el sistema los genere de forma automática.

También el uso de otros documentos que sean contemplados por el sistema como Planes de entregas y Contratos son admitidos.

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