Simplificar los procesos I

Para ser verdaderamente productivo, debes aprender a simplificar los procesos y reducir la cantidad de tareas y elementos en tu lista de pendientes.

Una de las preguntas clave que hacen las personas productivas es [¿por qué?] Cuando te preguntas por qué estás haciendo algo, puedes profundizar en la tarea y encontrar formas de simplificarla y hacerla más eficiente. Esta pregunta puede ayudarte a identificar lo que realmente importa y lo que puedes eliminar para simplificar el proceso.

Por ejemplo, en mi negocio principal, a menudo recibo solicitudes para talleres de capacitación de dos días, con cada ejecutivo trabajando individualmente. En lugar de enviar una propuesta escrita, pregunto por qué querrían que los participantes fueran retirados de la habitación y trabajados por separado. Si no pueden desempeñarse frente a sus propios colegas, ¿cómo van a desempeñarse en vivo frente a una audiencia de televisión? Además, ¿por qué quieren ver una propuesta escrita para un taller sobre cómo hablar con los medios? ¿No es más importante ver cómo los capacitadores hablan en vivo?

Hacer estas preguntas me permite ofrecer talleres más efectivos y reducir el tiempo y los costos para mí y mis clientes. Además, enviar videos en lugar de propuestas escritas me ha ahorrado tiempo y me ha permitido conseguir más clientes.

Otra forma en que las personas productivas simplifican sus vidas es reduciendo la cantidad de decisiones que tienen que tomar cada día. Algunos líderes exitosos, como Mark Zuckerberg y Steve Jobs, han simplificado su ropa y llevan el mismo conjunto todos los días para reducir el tiempo que pasan pensando en su apariencia. Aunque no tienes que hacer lo mismo, debes buscar formas de reducir las decisiones que tienes que tomar cada día. Puedes preparar tu ropa y tus comidas con anticipación, por ejemplo, o establecer una rutina diaria que te permita minimizar las decisiones que tienes que tomar.

Otra forma de simplificar tu vida es reducir el número de tareas que tienes que hacer. Puedes comenzar por examinar todo lo que haces anualmente, mensualmente, semanalmente y diariamente y buscar formas de simplificar cada tarea. Quizás puedas eliminar algunas tareas por completo o automatizarlas, o tal vez puedas agrupar tareas similares para hacerlas más eficientes. Al simplificar tus tareas, puedes reducir el estrés y la sobrecarga de trabajo, lo que te permitirá ser más productivo en general.