Comunicación en video. Organización

Desde reuniones virtuales hasta webinars y sesiones de capacitación, la comunicación por video se ha convertido en una parte esencial de la vida empresarial moderna. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta tecnología, es crucial que las organizaciones se enfoquen en la organización adecuada.

En este sentido, exploraremos la importancia de la comunicación por video en el contexto organizacional y cómo una planificación efectiva puede mejorar la calidad de las interacciones virtuales.

La preparación adecuada juega un papel fundamental en la organización y ejecución de comunicaciones por video. Algunos aspectos a considerar son:

• Preparación del contenido: Organiza el contenido que se presentará durante la comunicación por video. Prepara presentaciones, documentos compartibles o cualquier material que se utilizará durante la reunión.

• Comprobación de la tecnología: Antes de la reunión, realiza pruebas para asegurarte de que la cámara, el micrófono y los altavoces funcionen correctamente. Esto evitará problemas técnicos durante la comunicación.

• Comunicación con los participantes: Envía recordatorios y enlaces de acceso a los participantes antes de la reunión. Asegúrate de proporcionar toda la información relevante para que puedan prepararse.

• Creación de una agenda: Prepara una agenda clara y estructurada para la reunión. Esto permitirá que todos los participantes sepan qué temas se tratarán y en qué orden.

La elección de la plataforma adecuada para la comunicación por video es un aspecto vital para cualquier organización que busca mejorar su eficiencia y efectividad en las interacciones. Uno de los factores cruciales a tener en cuenta al seleccionar una plataforma de comunicación por video es su capacidad para acomodar el número de participantes esperados.

Una plataforma que no pueda soportar el número de participantes podría llevar a problemas de conexión, baja calidad de audio o video, y en última instancia, afectar negativamente la colaboración.

Además de la capacidad para manejar el número de participantes, es fundamental considerar la logística de la comunicación por video, garantizando una experiencia fluida durante el evento. Establecer una fecha y hora específicas permite a los participantes reservar ese tiempo y asegurarse de estar disponibles, evitando conflictos de horarios y optimizando el tiempo de todos los involucrados.

De igual manera, esta planificación reduce el riesgo de retrasos y problemas técnicos, minimizando los obstáculos al intentar unirse a la reunión o lidiar con configuraciones de último momento.

Al establecer un marco organizado para la comunicación por video, se crea el ambiente propicio para una reunión fluida. Implementar prácticas como levantar la mano virtualmente para pedir la palabra ayuda a mantener un orden en las intervenciones.

Otra ventaja de establecer normas claras para la comunicación por video es que se garantiza que la reunión se enfoque en los temas más importantes. Al definir de antemano qué temas se tratarán, se evita la desviación hacia asuntos no relacionados.

Además, al garantizar que se respeten los turnos y se traten los temas relevantes, se fomenta la sensación de igualdad y se evitan posibles tensiones en la reunión.

La implementación de reglas de comunicación en las reuniones por video beneficia al moderador o facilitador de la sesión de varias maneras. Establecer normas claras le permite asegurarse de que la reunión avance según lo planificado.

Además, a medida que los participantes se familiarizan con las normas y las siguen de manera habitual, se crea un hábito que facilita futuras interacciones virtuales. Asimismo, cuando los participantes son conscientes de que la comunicación se rige por normas claras, se fomenta la confianza y el respeto dentro del equipo.