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17.7. La administración del tiempo

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Transcripción

Iniciar un negocio pequeño no es una tarea sencilla. Aunque tengas una idea innovadora, pasión y deseos de ayudar, hay varios aspectos que debes considerar antes de comenzar. Es necesario crear un plan de negocios, estrategias de marketing, y determinar qué tipo de estructura usar.

Además, investigar el sistema contable, buscar grupos de contacto, fijar tus objetivos, y elegir si deseas trabajar desde casa o en linea. También es importante establecer tu nicho de mercado, crear tu propuesta de valor, y encontrar clientes potenciales.

La gestión de tu presencia en linea y las múltiples tareas necesarias en el siglo XXI, pueden hacerte sentir abrumado. Muchos nuevos propietarios de negocios se desaniman antes de empezar debido a la falta de tiempo para equilibrar su vida personal, familia y trabajo a tiempo completo. Lamentablemente, no hay mucho que se pueda hacer para evitar estar ocupado.

En este mundo empresarial, es esencial tener una buena planificación y gestión del tiempo para lograr el éxito. Como dueño de una pequeña empresa, siempre tendrás una agenda apretada, especialmente en los primeros años.

Sin embargo, es importante maximizar la productividad en el tiempo disponible mediante una buena gestión del mismo. A medida que el negocio crezca, podrás contratar a otros para que se encarguen de las tareas más tediosas.


Consejos para gestionar tu tiempo

Hay ciertas cosas que puedes hacer como empresario, sobre todo cuando empiezas para gestionar mejor tu tiempo y lograr encontrar ese codiciado equilibrio. A continuación, te expongo las que considero más importantes.


Prioriza

Gestionar el tiempo como propietario de una pequeña empresa puede ser un desafio, especialmente en dias laborales agitados. Una forma de maximizar la productividad es a través de la priorización. Establece tus criterios más importantes y crea un calendario en consecuencia.

Una vez que tengas tus prioridades claras, asegúrate de seguir tu calendario y evita distracciones innecesarias. Es importante tener un conjunto definido de objetivos y tareas diarias para evitar la ineficacia y pérdida de tiempo. Puedes organizar tu tiempo en base a tus prioridades actuales, ya sea a través de un desglose hora a hora o una lista de tareas diarias. Asegúrate de establecer una estructura para seguir, de lo contrario puedes perder tiempo tratando de decidir qué hacer a continuación.

Para maximizar tu productividad como propietario de una pequeña empresa, es esencial priorizar tus tareas y establecer un calendario para cumplir con ellas. Asegúrate de tener un conjunto claro de objetivos y tareas para cada dia y organiza tu tiempo en función de tus prioridades actuales. Establece dias especificos para tareas como llamadas de venta, facturación, creación de redes, y dedica tus tardes a las estrategias y realización de pedidos. Asegúrate de seguir una estructura, de lo contrario, terminarás perdiendo tiempo sin lograr realizar tus tareas.


Evita la multitarea

Trabajar en una tarea a la vez puede parecer poco eficiente, pero puede ayudar a aumentar tu rendimiento y productividad. En lugar de tratar de hacer varias cosas al mismo tiempo, enfoque su atención en una sola tarea.

Evita la tentación de responder correos electrónicos o mensajes de texto mientras trabajas en algo importante, ya que esto solo te distraerá y te llevará más tiempo para completar la tarea. En lugar de tratar de hacerlo todo solo, no tengas miedo de pedir ayuda cuando sea necesario. Esto te permitirá ser más eficiente y no perder tiempo en investigaciones innecesarias.

Para determinar el precio adecuado para tus servicios, es importante investigar el mercado y comparar con competidores. Consultar a personas de confianza y especialistas en el campo también puede ser útil. Además, es importante asignar tareas especificas a otras personas para maximizar tu tiempo y enfocarse en lo que mejor se te da. Es esencial también tomar tiempo para descansar y relajarse, ya que esto puede mejorar tu productividad y evitar el agotamiento.


Organiza tu espacio

Organizar tu espacio fisico es esencial para maximizar tu productividad. Un ambiente desordenado puede dificultar el trabajo y causar pérdida de tiempo. Un estudio reveló que el 43% de los estadounidenses son personas desorganizadas y llegan tarde a la oficina dos veces por semana. Al mantener un espacio limpio y ordenado, se logra una mente organizada y una mayor eficiencia en el trabajo.

Al mantener tus archivos ordenados y etiquetados con colores, podrás encontrarlos con facilidad cuando los necesites. Esto ahorra tiempo y te permite enfocarte en tareas más importantes. Además, mantener tu espacio de trabajo libre de desorden te ayudará a mantener una mente clara y aumentará tu productividad.


Equilibra tu tiempo

Para evitar pérdidas de tiempo, es importante ser consciente de las actividades que nos distraen y tomar medidas para eliminarlas. Llevar un diario puede ayudarnos a identificar estos patrones. También puedes considerar bloquear sitios web problemáticos o establecer limites de tiempo para tareas especificas.

Además, la regla 80/20 del Presidente Eisenhower nos recuerda enfocarnos en lo verdaderamente importante y no en lo urgente. Para maximizar la productividad, se puede utilizar la técnica Pomodoro para estructurar el tiempo y enfocarse en una sola tarea a la vez. La técnica 80/20, según la cual el 80% de los resultados provienen del 20% del esfuerzo, es utilizada por muchas personas.

Una forma de implementarla es a través del método Pomodoro, desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80. Consiste en programar un temporizador de 25 minutos y enfocarse en una sola tarea hasta que suene la alarma, luego tomar un descanso breve antes de enfocarse en la siguiente tarea. Es útil para mejorar la concentración, estructurar el tiempo y asegurar que se dedica un tiempo suficiente a cada tarea. En resumen, es importante encontrar un equilibrio en el uso del tiempo.


Automatiza procesos

Para maximizar tu eficiencia, debes identificar y eliminar aquellas actividades que no son esenciales. Priorizar tus tareas en orden de importancia, permitirá que dediques el tiempo adecuado a cada una de ellas. Es importante evitar distracciones innecesarias, como pasar demasiado tiempo en linea o en otras tangentes. Utilizar herramientas y aplicaciones automatizadas puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permitiéndote enfocarte en lo que es importante para tu negocio.

Uno se cuestiona muchas veces como algunas de las empresas más grandes de la actualidad, hubieran manejado el marketing en plataformas sociales, entre otras actividades esenciales hoy en dia. A pesar de esto, la tecnologia moderna ofrece numerosas oportunidades para acelerar y simplificar las tareas, con casi un millón de aplicaciones, programas y servicios en linea.

Existen tantas formas de automatizar tareas tediosas y lentas, permitiendo que la computadora se encargue de ellas.


Controla tus finanzas

Es importante mantener un registro preciso de tus finanzas para evitar estrés innecesario. Un sistema de contabilidad como QuickBooks o Zero puede ayudarte a simplificar el proceso y automatizar tareas. De esta manera podrás dedicar tu tiempo a otras actividades importantes en lugar de preocuparte por tus finanzas.

El objetivo es que mantengas un adecuado control de todos los aspectos financieros de tu empresa, mientras te permitas el tiempo para prestarle atención a las demás labores empresariales de una forma equitativa y responsable.


Evita las distracciones

Para evitar distracciones y maximizar la productividad como un empresario individual, es esencial establecer una separación clara entre la vida laboral y personal. Esto puede incluir apagar el teléfono y utilizar aplicaciones de bloqueo de sitios web innecesarios durante las horas de trabajo, asi como también mantener los asuntos de negocios fuera del tiempo familiar.

Además, es importante aprender a dividir el dia en segmentos y planificar con anticipación para asegurar un uso eficiente del tiempo. Esto significa también mantener el tiempo con la familia completamente separado del horario de negocios. Sin embargo, aunque puede ser dificil reducir la lista de tareas pendientes, utilizando el tiempo de manera efectiva puede ayudar a alcanzar el éxito en la gestión del tiempo.


Planifica con antelación

Antes de comenzar el dia, es esencial tener un plan establecido. Para evitar perder tiempo organizando tus tareas, trata de planificar con anticipación. Puedes hacerlo la noche anterior o justo antes de ir a trabajar ese dia. Dedica 15 minutos para organizar tu espacio de trabajo, utilizando tu ordenador para elaborar una lista de lo más importante para el dia siguiente.

Piensa en los eventos de networking a los que asistirás, las clases de ejercicios que darás, las llamadas y seguimientos que debes realizar. Si prefieres hacerlo en la mañana, toma unos minutos para anotar los temas más urgentes e importantes del dia y trabaja en ellos cuando estés más productivo.


Valora tu tiempo

En cualquier caso, tu tiempo es precioso. El mio también lo es. Por eso debemos valorarlo. Investiga cuánto ganan otros profesionales en promedio por hora, ya sea un coach de vida, salud, etc. Luego, conviértelo en un salario mensual, semanal y diario. Al hacerlo, te darás cuenta del valor real de tu tiempo en dinero.

Y recuerda, perder tiempo también es perder dinero. Aunque las finanzas pueden causar estrés, es importante priorizar y recordar que el tiempo es uno de los activos más valiosos en un negocio propio. Es por eso que te aconsejo que siempre trates de priorizar adecuadamente tu tiempo, ya que sin esto no lograrás llevar a tu negocio al verdadero éxito.


Gestionando tu negocio en linea o en persona

Discutamos la gestión de su negocio en linea, en persona o ambas cosas al iniciar cualquier tipo de empresa. Planeando tu nueva aventura y el éxito es emocionante, aunque puede ser un poco dificil en estos dias, con todas las restricciones de la pandemia, asi que asegúrate de elegir la mejor opción para tu negocio de coaching.

Desde el punto de vista financiero, necesitamos decidir cómo podemos ganar más dinero, gastar lo menos posible y, al mismo tiempo, proporcionar a nuestros clientes un servicio de calidad maximizando las ventas y ganancias esperadas. También necesitas considerar tu equilibrio personal a la hora de decidir desde dónde quieres gestionar tu emprendimiento.

En cualquier caso, es importante tener en cuenta tanto la gestión monetaria como la calidad del servicio al cliente al planificar tu negocio. Una de las decisiones clave es determinar la mejor opción de ubicación para tu empresa, ya sea en linea, en persona o ambas. Es crucial equilibrar estos aspectos empresariales con tu vida personal al tomar una decisión sobre cómo dirigir tu empresa.

Previo a la pandemia, tal vez te hubiera aconsejado que sólo te encontraras con los clientes de manera personal, ya sea en su hogar o en algún lugar de su elección. Llevar a cabo evaluaciones escritas y fisicas en persona, para guiarles mejor. Siempre he creido firmemente que las reuniones cara a cara siempre son mejores que cualquier otra forma de comunicación, ya sea por teléfono, correo electrónico, mensaje de texto o video llamada.

Sin embargo, debido a las dificultades de la pandemia, es posible que debas adaptar tu enfoque y considerar una consulta virtual para conectarte con tus clientes. Aunque, es importante tener en cuenta que la comunicación no verbal y la expresión facial son importantes y pueden ser malinterpretadas o perdidas en una video llamada. Por eso, siempre recomendaré una consulta individual con el cliente como la mejor opción para el negocio adecuado.


Reunirse con el cliente cara a cara

A pesar de que el año 2020 cambió muchas cosas en nuestras vidas, todavia existen varias formas de ofrecer servicios de calidad a tus clientes. Una opción es seguir con las reuniones cara a cara, siempre y cuando sea permitido en tu zona. Esta es una forma eficiente de comunicarse y conocer a tus clientes, asi como permitirles conocerte a ti.

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