Trabajando con datos en Excel

Actualizado: 18 jun


En Excel, nos permiten ingresar datos de forma directa a través de las celdas, y también, a través de la barra de fórmulas.


Por ejemplo, si vamos a querer insertar datos en una celda cualquiera, deslizamos el cursor a dicha celda, y una vez que hacemos clic, en los bordes de la celda se nos mostrara un color diferente al del resto de celdas, eso nos señalara que es la celda activa.


Si escribimos la información, veremos cómo va apareciendo lo que escribimos también en la barra de fórmulas. Presionamos ENTER, y entonces, así de sencillo, ya hemos ingresado los datos en la celda.


Esta operación la podemos hacer también desde la barra de fórmulas, seleccionaremos la celda que queremos editar, nos movemos a la barra de fórmulas, y escribimos el contenido que queremos aparezca en la celda seleccionada, presionamos ENTER y listo.


Ya conocimos que para poder finalizar con el ingreso de datos en una celda, vamos a presionar ENTER, pero también, existe otra tecla con la que obtendremos resultados muy semejantes, y es la tecla TABULADOR ¿Y cuál es la diferencia entre ENTER y TABULADOR? Si bien cuando presionamos ENTER, la celda activa pasa a ser la inmediata inferior, cuando presionamos TABULADOR, la celda activa pasa a ser la que está justo a la derecha.


Y es que vamos a poder ingresar datos de cualquiera de estas dos formas, o bien escribiendo en las celdas, o bien en la barra de fórmulas. En los dos casos, el resultado es el mismo, y se utilizan indistintamente dependiendo de cuál opción sea más cómoda para usuario.

En las celdas también vamos a poder ingresar números…, y también fórmulas, fechas, etc.


En Excel, además nos permite usar las opciones de copiar, cortar y pegar.


Borrar datos en Excel

¿Cómo vamos a poder borrar el contenido de una celda? Como veremos es una acción bastante fácil. Hacemos clic encima de la celda y presionamos la tecla RETROCESO o BACKSPACE, presionamos ENTER y de esta manera borraremos el contenido de la celda. El mismo resultado vamos a obtener al usar la tecla SUPRIMIR o DELETE. También podemos borrar el contenido de múltiples celdas de una sola vez, para ello debemos seleccionar el rango de celdas a las que se quiere borrar su contenido, y continuar los pasos anteriores.


Insertar datos a través de una referencia o llamada a otra celda. Modificar datos en Excel

Vamos a poder lograr que una determinada celda tome de manera automática el valor de otra celda, mediante una referencia o llamada a su contenido. Puede que este término nos cree confusión, pero realmente es un proceso muy fácil de hacer en Excel.

Por ejemplo, si vamos a querer que en la celda G5 se nos muestre el contenido de la celda D5, hacemos clic en la celda G5 para que podamos modificar su contenido y escribimos el signo “IGUAL (=)”, a continuación escribimos D5 (o sea, las coordenadas de la celda a la que vamos a hacer la llamada), y al presionar ENTER veremos como el contenido de la celda G5 es el mismo de la celda D5.


Si nos fijamos detalladamente la barra de fórmulas, vamos a ver una diferencia, y es que en realidad nos mostrara la referencia que hemos hecho, no en valor en sí. Si hacemos clic en la barra de fórmula, se marca la celda a la que se hace referencia.


En el momento exacto que modifiquemos el contenido de la celda D5, automáticamente se cambia también el contenido de G5, ya que lo que hemos hecho es asignar a esta celda, el valor que tenga la celda D5.


Vamos a tener también otra forma de hacerlo, es muy semejante, pero puede ser incluso más cómoda. Después de poner el signo igual, solo vamos a la celda a la que queremos hacer la llamada, presionamos clic, y veremos como en la celda que estamos editando aparecen las coordenadas de la celda que estamos referenciando, presionamos ENTER y entonces ya hemos hecho la referencia.


Esta operación la podremos realizar además, desde la barra de fórmulas.


Otra vez, el resultado es el mismo, vamos a poder utilizar las dos maneras de hacer una referencia o llamada al contenido de una celda de cualquiera de las dos maneras, ninguna es mejor que la otra.


Para modificar los datos de una celda en Excel, tenemos tres formas:

  1. Haciendo doble clic en la celda. Aparece un cursor y podemos movernos por todo el contenido de la celda mediante las teclas de dirección, o también con el ratón.

  2. Seleccionado la celda y modificando su contenido desde la barra de fórmulas.

  3. Seleccionando la celda y presionando F2, aparece el cursor y editamos el contenido.


Deshacer, Rehacer y Repetir

La opción de Deshacer la vamos a poder ejecutar o bien desde la barra de acceso rápido de la barra superior.


o con usando también la combinación de teclas Ctrl + Z. Esta herramienta nos va a permitir volver a el estado anterior, si pulsamos una vez, nos llevara inmediato al estado anterior. Por medio de Deshacer vamos a poder regresar a un estado muy anterior, ya que Excel guarda en memoria los cambios que vamos a ir efectuando en nuestra planilla de cálculos, por defecto nos mostrara hasta 100 acciones, pudiendo volver a cómo estábamos en cada punto, para ello, se pulsa clic en la flecha del lado derecho del botón Deshacer.


Existen acciones que no van a poder deshacer, por ejemplo, guardar, renombrar una hoja de cálculo, etc. Si bien nos permitirá movernos a un estado anterior a cualquiera de esas acciones, la acción en sí de guardar, renombrar hoja de cálculo, etc., no va a ser posible deshacerla. Esto aplica también para la herramienta Rehacer.


Rehacer, es la acción adversa a Deshacer, es lo inverso. También en el botón Rehacer, tenemos en el extremo derecho una flecha que nos permitirá elegir el estado al que queremos movernos. Vamos a poder usar en este caso la combinación de teclas Ctrl + Y.


Vamos a poder indistintamente con Deshacer y Rehacer desplazarnos al estado anterior que deseemos cuando estamos trabajando con Excel.


Por último vamos a tener la acción de Repetir, que nos permitirá precisamente eso, repetir la última acción que hagamos, también poder usar usar al igual que en Rehacer, la combinación de teclas Ctrl + Y.


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