La organización de compras

La Organización de Compras es una Unidad Organizativa responsable de establecer subdivisiones en una Empresa de acuerdo con las necesidades que se definan en cuanto a Gestión de Compras y estrategias. Además, tiene la función de proveer servicios y materiales, acuerda condiciones de compra con los proveedores y se responsabiliza de la ejecución, concreción y control de estas operaciones.

La manera en que se estructura el aprovisionamiento se define una vez que se asignen las Organizaciones de Compras a las Sociedades y Centros. A pesar de que la asignación a la sociedad no es obligatoria (si lo será a través del Centro que asigne a la OC). En el caso de que no se defina una Organización de Compra a una Sociedad, esta podrá llevar a cabo las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades siempre y cuando el Centro para el que se hace la compra está asignado a la Organización de Compra.

En SAP MM una organización de compras representa una entidad física compuesto por un grupo de personas encargadas de comprar materiales y servicios. Casi siempre varias organizaciones de compras serán asignadas a una misma empresa. Las organizaciones de compras se encargarán de una o más ubicaciones geográficas específicas, proveedores o tipo de materiales.

Para entenderlo mejor traemos el siguiente ejemplo:

• En una compañía multinacional, el departamento de compras se encarga de adquirir toda la tela de los proveedores para toda la empresa, otra organización estará a cargo de adquirir los materiales perecederos para un país y otra para la ubicación de la otra empresa.

Para representar la organización de compras de la empresa en SAP se utiliza un identificador único de cuatro caracteres y una descripción. El no realizar una correcta asignación de la organización de compras puede llevar a diferentes errores del sistema SAP, que son fáciles de resolver con cierta personalización.

Tipos más habituales de organización de compras en SAP MM:

• Organización de compra cruzada de plantas.

• Organización de compra local o específica de la planta.

• Organización de compra de referencia.

• Organización de compra estándar.

• Organización de compra de código de empresa cruzada.

• Organización central de compras a nivel de código de empresas.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la organización de compras en SAP:

Para crear un pedido se debe seleccionar la organización de compras responsable de ese pedido.