Niveles de organización – proceso de compra.

Para implementar una estructura organizacional, es esencial comprender sus componentes principales.

Componentes clave de la estructura organizacional:

• Primero, es necesario analizar las necesidades actuales de la organización.

• Además, es fundamental prever las necesidades futuras para que los ajustes no sean drásticos, sino actualizaciones graduales.

• También se deben considerar los requisitos legales y financieros de la empresa.
• Luego, los requisitos operativos, como almacenes o depósitos y la organización de la logística.

• Finalmente, la interacción entre los distintos departamentos.

• Ejemplo: El operario del módulo logístico MM necesita información de otros módulos como el financiero FI para datos económicos, y de ventas SD para gestionar el stock y las entregas a clientes.

Mandante:

• Es la base sobre la que se registran todos los componentes y la información de la organización.

Sociedades:

• Sistema de relaciones entre unidades legales independientes.

Centros:

• Añadidos al sistema según la localización y las necesidades operativas de la empresa.

Almacenes:

• Son subdivisiones internas de los Centros. Son parte fundamental de la estructura logística.

Flexibilidad:

• SAP permite representar tanto a empresas con una sola ubicación legal como a aquellas con múltiples sucursales.

Adaptabilidad:

• La estructura puede transformarse para adaptarse a cambios organizacionales de cualquier magnitud.

Segmentabilidad:

• Permite adaptar la visualización de la información según el proceso: materiales, producción, administración, o ventas.

Escalabilidad:

• Facilita la gestión y el análisis a diferentes niveles de la organización, permitiendo su expansión según sea necesario.

El siguiente gráfico muestra una posible estructura organizacional que incluye Mandante, Compañía, Centro y Almacenes.

NOTA: Aunque este esquema es un ejemplo, la parametrización de SAP permite configuraciones específicas según las necesidades de la organización.

¿Qué es el proceso de compra?

Es el mecanismo que le permite a la empresa adquirir los recursos necesarios para su operación. Incluye dos elementos clave.

Organización de compras:

• Es un nivel organizativo que separa las operaciones de aprovisionamiento y establece las condiciones de compra con los proveedores.

• Jurídicamente, es responsable de cerrar los contratos de compra y asumir la responsabilidad de estas transacciones.

Grupos de compras:

• Permite asignar las operaciones de compra a un comprador o grupo de compradores, responsables de las tareas correspondientes.

Etapas del proceso de compra: Este comienza cuando surge la necesidad de adquirir un bien o servicio. Consta de seis etapas.

Operaciones previas:

• Se establece el equipo de compras, la necesidad específica, selección del producto o servicio, y las condiciones de entrega.

Investigación del mercado:

• Se investigan y comparan distintos productos, servicios y proveedores.

Preselección de proveedores:

• Se realiza una primera comparación de proveedores y ofertas.

Petición de ofertas a proveedores. Negociación.

Acuerdo contractual:

• El proceso finaliza con la negociación y la firma del contrato de compraventa.