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Etapas del proceso de compras.

Este esquema indica los pasos a seguir para un proceso de compra.

Maestro de materiales

Todos los materiales están agrupados en un fichero que se nombra maestro, por tanto los materiales con que cuenta SAP se pueden encontrar en el maestro de materiales.

Para el maestro de materiales se utiliza la transacción MM01.

Maestro de proveedores:

Al igual que la definición anterior, el maestro de proveedores es donde están todos los datos de los proveedores de SAP.

Existe una relación entre estos 2 maestros ya que es necesario saber los materiales que se les puede comprar a cada proveedor. Pues no todos los materiales pueden comprarse con cualquier proveedor, a esta unión se le denomina maestro de datos, es decir, el maestro de datos está formado por los datos del maestro de materiales y el maestro de proveedores.

Para el maestro de proveedores se utiliza la transacción MK01.

Creación de SolPed:

SolPed es la abreviatura de solicitud de pedido es cuando se solicita un pedido dentro de la misma empresa. Cuando un departamento de la empresa necesita algún material, crea una SolPed, la cual es enviada al Departamento de Compras, que es el encargado de hacer dichas compras. Al realizar una solicitud de pedido es necesario ingresar varios datos como: el código del artículo y cantidad de artículos, la fecha para la que se necesita. Una vez que se envié la solicitud de pedido será recibida por el Departamento de Compras y el será quien decida a que proveedor es más conveniente comprar.

Para la creación de SolPed se utiliza la transacción ME51N.

Liberación del SolPed:

la liberación no es más que la aprobación de la solicitud de pedido. Existen varios responsables de la liberación. Hasta que el SolPed no es liberado no es posible enviarlo al departamento de compras.

Para liberación de SolPed se utiliza la transacción ME54N.

Crear una petición de oferta:

Cuando ya se hace la liberación la solicitud de pedido llega al Departamento de Compras:

  • El cual puede crear un pedido al proveedor.
  • Esto consiste en enviarle a los proveedores documentación donde se solicita una propuesta de cotización para uno o varios artículos o servicios. Aquí se deben establecer bajo qué condiciones se quiere efectuar la adquisición (cantidad, materiales, servicios, calidad, condiciones de entrega entre otros). Las peticiones de oferta se suele enviar a varios proveedores para comparar precios y así decidir a quién realizar la compra.

Para creación de petición de oferta se utiliza la transacción ME41.

Actualización de oferta:

Una vez recibida la respuesta del proveedor sobre la petición de oferta que se le ha mandado, se actualiza dicha petición de oferta con los precios y condiciones enviados por el proveedor.

Para la actualización de petición de oferta se utiliza la transacción ME47.

Creación de pedido:

Cuando se tiene claro que quiere comprar a un proveedor y a un precio concreto, se realiza un pedido, con lo cual se le solicita al proveedor los artículos que se necesitan.

El pedido se puede haber originado desde varios puntos:

  • Porque la empresa necesita unos materiales, por ejemplo para una venta directa.
  • Porque el pedido provenga de una SolPed, si una SolPed es liberada se puede crear un pedido desde esta.
  • Y a través de una petición de oferta, si los precios de una petición de oferta son considerados válidos, se puede crear un pedido a partir de esta.

Para la creación de pedido se utiliza la transacción ME21N.

Liberación de pedido:

Para que un pedido pueda ser enviado a un proveedor es necesario que este pedido sea liberado. Los responsables de esta liberación son los intervinientes del grupo de compras que se indicó en el pedido.

Para la liberación de pedido se utiliza la transacción ME29N.

Entrada de mercancía:

Después que se envíe el pedido, la mercancía puede llegar al centro o al almacén. Al realizar la recepción, se debe apuntar la entrada de la misma en el sistema SAP. Cuando se realiza este tipo de acción además de influir en las cantidades del stock, el importe que está involucrado modifica el estado del inventario y a su vez algunos aspectos de la contabilidad.

Para la entrada de mercadería se utiliza la transacción MIGO.

Devolución de mercancía:

Se realiza cuando la mercancía llega con algún defecto: por ejemplo si no es la cantidad que se pidió, o si el precio no fue el acordado, o si algunos artículos están dañados, etc.

Para la devolución de mercadería se utiliza la transacción MIGO.

Creación de factura:

Luego de que se le da entrada a la mercancía se procede a crear la factura

Para creación de factura se utiliza la transacción MIRO.

Creación de abonos:

Hay que saber que las facturas emitidas no pueden ser anuladas ni borradas, por lo que cuando una factura es emitida y posteriormente se detecta un error en las cantidades o precio, se tiene que realizar un Abono sobre esta factura para rectificar los errores. Suelen tener valores negativos.

Para la creación de abono se utiliza la transacción MIRO.

Creación de cargo posterior:

Algunas veces al realizar una compra se producen gastos adicionales que no están registrados en las facturas, como por ejemplo seguro, aranceles etc.

Para creación de cargo posterior se utiliza la transacción MIRO.

Liberación de factura:

al llegar a este punto los responsables de la liberación de factura la aprueban, y entonces esta pasará al Departamento Financiero que es el encargado de pagar a los proveedores.

Hasta aquí se puede considerar el final del proceso de compras, pero veremos algunas utilidades que nos proporciona SAP.

Para liberación de factura se utiliza la transacción MRBR.

Reporte de stock:

es un informe en el que se puede filtrar los datos de todos los stocks, de un centro o almacén y especifica el tipo de artículo con el que cuenta

Para el reporte de stock se utiliza la transacción MMBE.

Listado de proveedores:

Informe en el que se puede filtrar los datos de los proveedores

Para el listado de proveedores se utiliza la transacción MKVZ.

Listado de SolPed:

es un listado que muestra todas las solicitudes que han sido hechas por las diferentes áreas de la empresa. Cuenta con filtros que mediante ellos se puede ver los materiales que solicitó cada área.

Para el listado de SolPed se utiliza la transacción ME5A.

Listado de pedidos:

Aquí se muestran todos los listados pedidos

Para el listado de pedidos se utiliza la transacción ME2W.

Listado documentación material:

Hay que entender que toda operación de mercancía que se crea en SAP genera una documentación contable., Este listado permite listar y filtrar la documentación contable relacionada con la mercancía.

Para el listado de documentación de material se utiliza la transacción MB51.

Listado de facturas:

Listado que cuenta con todas las facturas y puede ser filtrado.

Para el listado de factura se utiliza la transacción MIR5.

Para más información.