Curso Online SAP MM

Nuestro Curso Online de SAP MM te proporcionará una comprensión completa de todas las herramientas disponibles en el módulo de compras, ventas, gestión de inventario y facturación del sistema SAP MM. A través de esta formación, aprenderás sobre las diversas etapas y operaciones que te permitirán optimizar la cadena logística y profundizar en la organización y gestión eficaz de almacenes.

Este curso es especialmente relevante para grandes y medianas empresas que buscan mejorar sus procesos de logística y gestión de inventarios, ya que brinda las habilidades necesarias para hacerlo de manera eficiente y efectiva.

Nuestro enfoque es teórico-práctico, lo que significa que durante las sesiones se presentarán ejemplos basados en situaciones reales de clientes. Además, contarás con una gran cantidad de ejercicios prácticos que reforzarán tu aprendizaje y te ayudarán a aplicar los conocimientos adquiridos en situaciones prácticas.

También ofrecemos Cursos SAP MM Online con ofertas y programas específicos diseñados para satisfacer las necesidades de las empresas. 

Así que, si estás buscando mejorar tus habilidades en la gestión logística y de inventarios con SAP MM, ¡este curso es ideal para ti! 

No pierdas la oportunidad de potenciar tus capacidades y mejorar los procesos en tu empresa. 

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Qué es SAP

SAP, es un sistema informático que permite gestionar las diferentes acciones de una empresa.

Se puede parametrizar para atender necesidades específicas.

Permite importar o exportar datos desde y hacia otros sistemas.

Es importante conocer sobre la integración en SAP, ya que entre otras cuestiones:

• La mayoría de los procesos de SAP inciden sobre varios módulos a la vez de manera directa o indirecta.

• Un proceso en determinado módulo, puede depender de eventos que estén ocurriendo en otros módulos.

SAP nos proporciona recursos tales como:

• Gran número de transacciones, con su código correspondiente, que podemos introducir en el sistema.

• Almacena en los “Datos Maestros”  los principales datos de cada unidad de información (proveedores, materiales, etc).

• Permite la parametrización para adaptar sus funcionalidades a las necesidades de la empresa.

• Estas adaptaciones se pueden obtener o bien por configuración, o mediante programación ABAP. 

Dónde obtener un acceso a SAP IDES

IDES se creó con fines demostrativos y es un sistema de prueba desarrollado por SAP.

En internet se puede encontrar varios proveedores de este servicio. Solo basta con conseguir un proveedor con el módulo y versión deseada, y al pagar el acceso, proporcionan los datos de conexión a su servidor y ya se puede empezar a practicar.

Módulos de SAP

SAP está compuesto por módulos que seccionan la aplicación por funciones y/o áreas, pero de manera coordinada y en tiempo real.

Algunos de estos módulos son: 

• Módulo de Finanzas (FI).

• Material Management (MM).

• Ventas y Distribución (SD).

• Módulo de Recursos  Humanos (HR).

Integración de los sistemas

La integración del sistema consiste en que los siguientes elementos estén conectados entre los diferentes módulos: 

• La información.

• La modalidad de trabajo.

• Y los procedimientos.

Esto permite que las actividades y la información generada en una sección de la empresa impacten en las otras áreas.

Cada uno de los procesos de SAP impacta con al menos otros 2 módulos, e incluso algunos procesos impactan con 3 o más módulos.

Un proceso en determinado módulo puede depender de la ejecución de eventos en otros módulos.

SAP cuenta con una base de datos integrada para todo el sistema.

La información puede ser compartida con factores externos a la empresa.

Favoritos

El menú Favoritos ofrece la posibilidad al usuario de crear listas con sus contenidos de mayor utilización.

El usuario puede manejar además la forma en que van a estar organizados los elementos dentro del menú, creando carpetas por tipo de transacción, objetivos, etc.

Todas las operaciones para configurar y personalizar el menú Favoritos de cada usuario se pueden encontrar desplegando el menú Favoritos en la cinta de opciones de SAP.

Las transacciones se pueden ejecutar de 3 formas:

• Usando la entrada de comandos.

• Usando un acceso directo a la transacción.

• Buscando la transacción en el árbol de directorio del Menú SAP.

Entorno de trabajo

En SAP, existen varios entornos de trabajo, los más comunes son:

• Entorno de Desarrollo (DEV).

• Control de la Calidad (QA).

• Producción (PRD).

Cuando un usuario intenta modificar un documento al mismo tiempo que el documento está siendo modificado por otro usuario, debe esperar a que se libere para poder realizar cambios en él.

En SAP, se pueden bloquear materiales, acreedores, clientes o Cuenta de Mayor, si se quiere impedir que sean utilizados en documentos futuros.

Roles

Los roles son autorizaciones para que los usuarios puedan ejercer determinadas tareas SAP, así como también las restricciones que encontrará un usuario que carezca de estas autorizaciones. Puede entenderse también como un conjunto de perfiles que contienen los objetos de autorización a los cuáles puede acceder el usuario. 

Un usuario no estará habilitado a realizar ninguna tarea que no esté contemplada en los roles que tiene asignado.

Los roles, como objeto, son definidos por los consultores SAP, ya que definen los parámetros a los cuales los usuarios tendrán autorizaciones, dependiendo del perfil que tengan. 

Los roles, también presentan diferentes características dependiendo del entorno en que apliquen, ya sea Desarrollo, Control de la Calidad y Producción.

Las transacciones se asignan a los roles, los roles se asignan a los perfiles y los perfiles a los usuarios.

Buscar información y ayuda

SAP proporciona un método de ayuda para buscar información llamado MATCHCODE, en SAP todos los objetos que existen (productos, proveedores, clientes, formas de pago, etc.), tienen asignados un código y normalmente se trabaja con este código. SAP almacena en un archivo toda la información de estos objetos en un archivo que se denomina “Maestro de datos”.

SAP proporciona el botón MATCHCODE para ayudarnos a buscar determinada información de la cual no recordemos el código.

Al pulsar el botón MATCHCODE, SAP nos mostrará una ventana con una serie de pestañas que nos ofrecen diferentes modos de buscar el objeto con el que queremos trabajar.

Cuando buscamos encontrar determinado producto, cliente, proveedor, etc., debemos tener en cuenta que las búsquedas en SAP se hacen por coincidencia exacta. Si conocemos solo una parte del nombre, entonces podemos usar los asteriscos al inicio y final de la palabra, en ese caso, SAP nos devuelve todos los registros que contengan en su nombre una porción con coincidencia exacta respecto al criterio de búsqueda.

También podemos obtener ayuda e información sobre los criterios de búsqueda de cada campo de filtrado, presionando la tecla F1 cuando estamos posicionados en dicho campo.

Integración del módulo mm con otros módulos

Unas de las grandes fortalezas de SAP, es la interrelación entre los diferentes módulos, también su adaptabilidad y compatibilidad para interactuar con sistemas externos.

Además, dentro de un módulo se segmentan diferentes actividades para facilitar la gestión de cada sector de la empresa. Por ejemplo, en el módulo MM, existen actividades que, si bien están muy relacionadas, son gestionadas por submódulos específicos. 

Todas las actividades en SAP quedan registradas mediante documento, entonces al tiempo que se desarrolla un proceso, esto permite automatizar muchas tareas y generar información que puede ser consultada por determinados usuarios que la necesiten a fin de gestionar con mayor eficiencia sus actividades.

Integración del módulo mm con sistemas externos

Las empresas pueden usar varios sistemas para gestionar sus procesos, esto quiere decir que una empresa que use SAP, puede perfectamente usar al mismo tiempo algún sistema externo que se encargue de gestionar determinada actividad.

Una de las funcionalidades de SAP, es la de poder interactuar e integrarse con sistemas externos, ya que provee las interfaces necesarias que permiten y garantizan el constante flujo de información en las dos direcciones

Introducción a la parametrización de SAP

Podemos entender las parametrizaciones en SAP, como la configuración de las actividades específicas que se desarrollan en SAP, particularizadas atendiendo a las necesidades de los usuarios; persiguen, además, adaptar el funcionamiento de SAP a las particularidades de los procesos en una empresa determinada.

Para acceder a los recursos de parametrizaciones de SAP, debemos hacerlo mediante la transacción SPRO.

En una empresa, no todos los usuarios tienen acceso a las herramientas de parametrizaciones, generalmente hay un grupo encargado de esta actividad. 

Niveles de organizacion fisicos

Los niveles de organización en SAP se dividen en jurídico y organizativo.

El modo de organización y la información responde a las necesidades de sus usuarios.

Los principales términos que definen la estructura organizativa son:

• Mandante: Base de datos con los recursos propios de SAP identificados por números.

• Sociedad: Unidad empresarial que cumple con requisitos comerciales y legales.

• Centro-planta: Unidades organizacionales vinculadas a lugares físicos, divididos por áreas y actividades.

• Almacén: Subdivisiones de los centros según criterios físicos y operativos.

La parametrización de SAP es quien permite establecer condiciones requeridas por las empresas.

Una vez que se cree y utilice un objeto de la estructura no podrá eliminarse.

Las principales ventajas de la forma de organización de SAP son: su flexibilidad, adaptabilidad, segmentabilidad y escalabilidad

Niveles de organizacion- procesos de compra

La estructura base de toda organización consta de 5 componentes: necesidades actuales, necesidades futuras, requisitos legales – financieros, requisitos operativos e interacción entre departamentos.

Los elementos de la estructura de la organización son:

En el proceso de compra participan 2 elementos: organización de compras y grupos de compras. 

El proceso de compra inicia cuando se detecta la necesidad de adquirir un bien o servicio externo y culmina en la negociación final con proveedores y la firma del contrato de compraventa.

El proceso de compra consta de 6 etapas: operaciones previas, investigación del mercado, preselección de proveedores, petición de ofertas a proveedores, negociación y acuerdo contractual. 

Estructura de la transacción SPRO

SPRO permite tener acceso a los recursos de parametrización de SAP.

Para configurar las funcionalidades del módulo MM existen 3 opciones que son: estructura de la empresa, logística y gestión de materiales

Al desplegar la lista de opciones de la estructura de empresa aparecen funciones como definición y asignación. Estas permiten definir objetos o elementos constitutivos y asignar  los objetos creados anteriormente, esto es, Sociedad, Centros, Organización de Compras, etc.

La logística general permite definir la forma de valorización de los materiales a nivel de sociedad o centros. 

La gestión de materiales permite gestionar la información de los almacenes y definirlo a partir del centro que tiene asociado.

Informacion de Ayuda de las opcioones de parametrizacion

La ayuda en el SPRO se usa para configurar el sistema.

Desde la ayuda en el SPRO se tiene acceso a todos los recursos de parametrización de SAP. 

Los recursos de parametrización se organizan por segmentos y se agrupan por funcionalidades asociadas a cada módulo del sistema.

El sistema SAP se parametriza por configuración directa y configuración con datos adicionales.

Mandante

Los componentes de SAP se dividen en los referentes a la propia aplicación (Sistema) y la base de datos (datos y configuración).

Cada mandante tiene su propio maestro de usuario.

Al entrar a un ambiente el usuario podrá crear registros, modificarlos y/o visualizarlos.

Cada mandante tiene tablas propias.

Al crear un registro nuevo en una tabla, el número de mandante es incluido automáticamente.

Las empresas integradas en un mandante  deben asociarse a un código que las identifique.

Los datos en SAP pueden ser dependientes o independientes de mandantes.

SAP se constituye por 3 objetos: base de datos, aplicación y presentación.

Sociedad

Sociedad: Unidad organizativa formada por empresas según parámetros legislativos y comerciales de un país.

Una empresa comercial puede ser representada por varias Sociedades, cada una de ellas con su código y parametrización correspondiente.

En un mismo ambiente cada empresa representa las localizaciones comerciales e independientes desde el punto de vista legal.

La estructura organizativa de MM partirá de las Sociedades declaradas en el sistema.

Creando una sociedad desde referencia

Para crear una sociedad:

• Se puede usar otra sociedad como referencia.

• Se puede usar la transacción SPRO.

• En necesario introducir el código de la sociedad de referencia y un nuevo código de sociedad que no exista en el sistema, para la nueva sociedad.

• Al copiar una sociedad, esta tendrá los mismos datos que la de referencia, menos los datos unívocos, los cuales no serán copiados.

• Después de la creación es necesario actualizar los datos de la nueva sociedad.

Modificando los datos de una sociedad

Para modificar los datos de una sociedad se puede utilizar la transacción SPRO.

La pantalla principal solo permite modificar unos cuantos datos, pero la pantalla de dirección permite modificar muchos más datos.

El único dato que no se puede modificar de una sociedad es el propio código de sociedad.

Centro

Un centro permite organizar la compañía por actividades diarias. 

Por el centro se gestiona el aprovisionamiento, almacenamiento, y distribución de materiales e insumos para los procesos de la compañía.

La división de un centro en almacenes permite organizar el stock de los inventarios. 

Un centro solo puede estar asignado a una sociedad.

Los objetos creados en SAP pueden ser eliminados mientras nunca sean usados.

Ejemplo: Si un centro ya se ha usado para comprar un material, este centro no podrá ser eliminado del sistema.

Creando un centro desde referencia

Para crear un centro podemos usar otro como referencia.

La transacción SPRO permite crear nuevos centros.

Usar un centro como referencia facilita la creación de centros.

La ruta de creación es:

SPRO 

->  estructura de la empresa

-> definición 

-> logística general 

- > definir, copiar, borrar, verificar centro

Asignación de centros

Para que un centro pueda funcionar, es necesario asignarlo a una sociedad, y una vez que este centro haya realizado alguna operación, la asignación de este centro no podrá modificarse a otro centro diferente.

La asignación de un centro se realiza a través de la transacción SPRO.

Un centro solo podrá ser asignado a una única sociedad.

Cuando iniciamos la parametrización del sistema, debemos indicar si la valorización de stock estará determinada a nivel de sociedad o a nivel de centro. Esto quiere decir que podemos asignar valores únicos de los materiales o bien para cada sociedad, o bien para cada centro.

División de centros

La división es un objeto definido por el módulo FI.

Se trata de una división organizativa de finanzas.

La división se puede asociar con centros o áreas de valoración.

Una División a su vez, puede estar dividida en Sectores.

Asignando divisiones a centros

Ruta para asignar una división a un centro.

SPRO 

-> Estructura de la empresa 

->Asignación 

-> Logística general 

-> “asignar centro/sector área valoración – división”

Cuando asignamos una división, tenemos que indicar a que sector del centro se va asignar.

Almacén

El Almacén es una subdivisión de un Centro donde se gestionan los materiales.

Para definir un Almacén se necesita un Centro al que asociarlo.

Un Almacén solo puede ser asociado a un Centro.

Criterios de organización de un Almacén:

• Tipos de materiales

• Tipos de expedición

• Tipos de aplicación

Estado de los materiales:

• Materiales de libre utilización

• Materiales bloqueados

• Materiales en Control de calidad

• Materiales para derecho o devolución

Organizacion de compras

Organización de compra es una Unidad Organizativa que subdivide una Empresa según necesidades de Gestión de Compras y la estrategia que tenga definida.

La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros.

Una organización de compras en SAP MM representa una entidad física, un equipo de personas, responsable de comprar algunos materiales y servicios.

En el sistema SAP, cada organización de compras de la empresa está representada por un identificador único de cuatro caracteres.

Tipos de organización de compras en SAP MM:

• Organización de compra local o específica de la planta

• Organización de compra cruzada de plantas

• Organización de compra de código de empresa cruzada

• Organización central de compras a nivel de código de empresa

• Organización de compra de referencia

• Organización de compra estándar

Creando una organización de compra

Para crear una organización de compra podemos usar la transacción SPRO.

En la creación de una organización de compras solo es necesario introducir su código y definición.

La ruta de creación es:

SPRO

  ->  estructura de la empresa 

-> definición 

->  gestión de materiales 

-> actualizar la organización de compras

Asignando una organización de compras a una sociedad

Las organizaciones de compras se pueden asignar a:

Una o más sociedades

Uno o más centros.

Para realizar una asignación de una organización de compras a una sociedad podemos usar la ruta:

SPRO 

-> Estructura de la empresa 

-> Asignación 

-> Gestión de materiales 

-> Asignar organización de compras a sociedad

Asignando una organización de compras a un centro desde referencia

Las organizaciones de compras se pueden asignar a:

Una o más sociedades

Uno o más centros

Para realizar una asignación de una organización de compras a una sociedad podemos usar la ruta:

SPRO 

-> Estructura de la empresa

-> Asignación 

-> Gestión de materiales 

-> Asignar organización de compras a centros

Grupo de compras

Grupo de Compras es una Unidad Organizativa encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.

Los grupos serán identificados mediante un código o clave y una descripción.

Funciones de los integrantes de grupos de compras:

• Liberación de pedidos.

• Planificación de compras según criterios establecidos por la empresa.

• Firma de contratos de adquisición con los proveedores.

• Adquisición de materiales y contratación de servicios.

• Mantener contacto y relación con proveedores externos.

Criterios para determinar el ámbito de las tareas de los Grupos de Compras:

• Centro

• Especialidad

• Origen de los  productos

• Unidad de negocio

Creando un grupo de compras desde referencia

Para crear un grupo de trabajo tenemos que usar la ruta:

Gestión de materiales 

-> compras 

-> crear grupo de compras.

El uso de una referencia al crear un objeto, facilita mucho la operativa, ya que se reduce el tiempo del proceso y se evita posibles errores.

Para crear un grupo de compra se puede utilizar la transacción SPRO.

Desde la opción de crear grupo de compras se puede modificar y eliminar.

Para guardar los cambios hay que usar el botón con el icono de un disquete.

Modificación y eliminación de datos

En SAP, además de crear objetos, también podemos modificarlos y eliminarlos. 

Los pasos para realizar las acciones de borrar y modificar son:

• Eliminar: Seleccionar el objeto y ejecutar el botón Eliminar

• 
  

• Modificar: Seleccionar un registro y modificar los datos

Proceso de compras

En el proceso de compra están involucrados los siguientes pasos: Maestro de materiales, Maestro de proveedores, Creación de SolPed, Liberación de SolPed, Creación de Petición de Oferta, Creación de Pedido, Liberación de Pedido, Entrada de Mercadería, Devolución de Mercadería, Creación de Factura, Creación de Abono, Creación de Cargo Posterior, Liberación de Factura, Reporte de Stock, Listado de Proveedores, Listado de SolPed, Listado de Pedidos, Listado de Documentos de Material y Listado de Facturas.

Para cada uno de estos pasos se utilizan transacciones específicas:

• Creación de un nuevo material  - MM01

• Creación de pedido - ME21N

• Entrada de mercadería y la devolución de mercadería - MIGO

• Creación de factura, de cargos posteriores y de abono - MIRO

• Liberación de factura - MRBR

• Resumen de stock la - MMBE

• Listado de proveedores - MKVZ

• Listado de SolPed - ME5A

• Listado de pedidos - ME2W

• Listado de documentos de material - MB51

• Listado de facturas - MIR5

Datos Maestros

El Maestro de Datos es el registro central de información para una compañía.

El Maestro de Datos se conforma por cruce de información de los distintos grupos de datos, entre ellos: Maestro de proveedores, Maestro de materiales y Maestro de clientes.

En el Maestro de Clientes se guarda información de los clientes de la compañía: datos generales y datos de venta.

En el Maestro de Proveedores se guarda información de proveedores que suministran servicios y productos a la compañía: datos generales y datos de compra. 

En el Maestro de Materiales se guardan información de los productos: datos generales, datos de compra y venta, datos de almacén, datos de stock de inventarios y datos de necesidades de compra.  

Maestro de proveedor

Los Datos Maestro de Proveedor permiten almacenar datos útiles para la gestión con proveedores.

Los datos de proveedores más usados son: nombre de comercial, dirección, información comercial, calificación de cumplimiento, personas de contacto para compras, entregas, pagos, condiciones de pago y código.

Los proveedores pueden tener monedas diferentes a la de nuestra empresa.

Un mismo comprador del Departamento de Compra de una empresa solo puede tener una misma condición de compra con un proveedor, pero diferente compradores pueden tener diferentes condiciones de compras para un mismo proveedor.

Los interlocutores son las personas de contacto con el proveedor.

Maestro de Materiales

El  almacenamiento único permite unificar la información.

Entre los módulos que acceden a la gestión de datos están, gestión  de materiales, producción y mantenimiento.

En el Maestro de Materiales se trabaja con datos básicos y datos específicos.

Los datos básicos del  Maestro de Materiales se mantiene para todos  las aplicaciones y los datos específicos se enfocan a la actividad del  área.

En  el  Maestro de Materiales los datos se definen por sector y se presenta por grupos según  la aplicación.   

Maestro de Materiales-Datos Generales

En el  maestro  de materiales hay Datos Básicos y Datos Específicos.

Los Datos Básicos son únicos y cualquier modificación se reflejan en todos los campos del uso del material.

En los Datos Específicos  los Centros pueden tener los mismos datos o diferentes para cada uno de ellos según la función.

En la Vista Almacén los datos se asocian al  registro de materiales en relación con cada almacén. 

Para enlazar los datos de materiales en la vista compra se indica centro , en la vista venta se indica centro y organización de venta y en la vista almacén se indica centro  y almacén.  

Stock 

En SAP es posible la gestión según las cantidades y valor de los materiales que forman parte del stock.

SAP permite subdividir el stock por los Centros y Almacenes.

Los diferentes estados de stock son:

• Libre utilización: Stock disponible.

• No libre: Stock no disponible.

• En control calidad: Stock bloqueado por motivos de calidad.

• Bloqueado: Stock bloqueado, pendiente de revisión.

• Devoluciones: Stock devueltos al proveedor.

• En traslado: Stock traspasados a otro centro.

• En tránsito: Stock pendiente de ser recepcionado.

Maestro de Materiales codigo de materiales 

Para los materiales de nueva entrada al sistema se crea un código que les identifica.

Desde el código de materiales se hace el enlace de datos para las operaciones en el sistema.

En SAP la numeración de los códigos de materiales de nueva entrada es interna (automática, la ejecuta el sistema) y también externa (manual, la fija el operario).

Este tipo de numeración lo establece el campo tipo de material.

Maestro de Materiales tipos de materiales

Tipos de materiales:

• FERT: Productos terminados

• ERSA: Piezas de recambio

• UNBW: Productos no valorados

• ROH: Materias Primas

• KMAT: Productos configurables

• HALB: Productos semielaborados

• NLAG: Materiales no almacenables

• DIEN : Servicios

• HERS:  Pieza del Fabricante

• WETT: Producto de Competencia 

• FRIP: Productos Perecederos 

• ABF: Residuos 

• CBAU: Unidad Compatible 

A la propiedad «Tipo de material» se le puede asignar las siguientes características:

• Numeración

• Visualización

• Valoración

• Actualización

Creando tipo de material desde referencia

Para crear un tipo de material, tenemos que usar la ruta:

 -> SPRO -> Logística en general -> Maestro de materiales -> Parametrizaciones básicas -> Tipos de material -> Fijar propiedades de los tipos de materiales

El tipo de numeración (interna o externa) no se define a nivel del tipo de material.

Rangos de numeros para los materiales

En SAP los rangos de números para materiales se parametrizan desde  los grupos de tipos de materiales.

 

Todos los tipos de materiales  asignados a un grupo, comparten los mismos rangos de números.

La numeración de los rangos de números puede ser interna o externa.

En la numeración interna o automática  el código lo propone el sistema.

En la numeración externa o manual  el código lo propone el operador.

Grupo rangos de numeros

En las pantallas el icono de las gafas es para visualizar los datos y el icono del lápiz para modificar los datos.

En los botones de grupos se muestran los grupos que existen y los tipos de materiales que están asignados a ellos.

En los botones de intervalos se muestran los intervalos que existen, el último valor asignado a cada rango y si la numeración es externo o interna.

En el botón de número activo de rango de números se ve la última numeración asignado a cada grupo de intervalo de números.

Por  el botón de resumen se accede a información general de los grupos y de los tipos de materiales asignados a ellos, y al rango de numeración que usan.

 Interfaz grupo de rango de numero

La ruta para crear un rango de número para tipo de material es:

      -> SPRO 

           -> Logística en general 

                -> Maestro de materiales

                     -> Parametrizaciones básicas 

                          -> Tipos de material 

                               -> Especificar rangos de números por tipo de material

El campo exterior, es el que indica si la asignación de la numeración de un nuevo material se realiza de forma interna/automática o externa/manual.

El campo “contador registro numeración” solo está informado cuando la asignación de la numeración del material es interna/automática.

Que la asignación del código de un material sea externo, no significa que el usuario pueda introducir cualquier valor, el valor introducido tendrá que estar en entre los valores mínimos y máximos indicado en el rango de numeración.

Asignando tipo de material a grupo de rango

Ruta para asignar un tipo de material a un grupo de rango de números:

      -> SPRO 

          -> Logística en general

                       -> Maestro de materiales

                            -> Parametrizaciones básicas

                                 -> Tipos de material

                                      -> Especificar rangos de números por tipo de material

Los pasos para la asignación son:

• Seleccionar el tipo de material.

• Ejecutar el botón de “Elemento/Grupo”

• Seleccionar el grupo de rango de números

• Ejecutar la opción de guardado.

Grupo de artículos

Para configurar la parametrización “Grupo de artículos” se debe ingresar a:

Logística en general -> Maestro de materiales -> Parametrizaciones para campos centrales -> Definir grupos de artículos.

Los grupos de artículos se pueden agrupar de acuerdo a sus características en: 

• Tipo de material

• Origen de material

• Utilización de material

Y esta agrupación se realiza para facilitar tareas como:

• Reporting

• Análisis de stock

• Planificación de necesidades o MRP

Creando grupo de artículos

En las pantallas el icono de las gafas es para visualizar los datos y el icono del lápiz para modificar los datos.

En los botones de grupos se muestran los grupos que existen y los tipos de materiales que están asignados a ellos.

En los botones de intervalos se muestran los intervalos que existen, el último valor asignado a cada rango y si la numeración es externo o interna.

En el botón de número activo de rango de números se ve la última numeración asignado a cada grupo de intervalo de números.

Por  el botón de resumen se accede a información general de los grupos y de los tipos de materiales asignados a ellos, y al rango de numeración que usan.

Creando claves de valores de compras

La ruta para trabajar con las claves de valores de compras es:

• SPRO

• Gestión de materiales 

• Compras 

• Maestro de materiales 

• Definir clave de valores de compras

Las claves de valores de compras se utilizan para configurar el tiempo de solicitar reclamaciones automáticas a los proveedores y las condiciones que debe cumplir un pedido para poder ser recepcionado.

Creacion de materiales

Para crear un nuevo material se utiliza la transacción MM01.

Luego se completan los campos requeridos.

El siguiente paso es seleccionar las vistas a las que se quiera ingresar.

En niveles de organización seleccionamos el centro deseado.

Se inserta la descripción del nuevo material.

Luego se seleccionan los campos unidad base, grupo de artículos , sector y grupo de compras para seleccionar el deseado.

Al terminar de completar los datos requeridos se guarda la información pulsando sobre el botón con el icono del disquete.

Creando un nuevo matrial

Para crear un material se usa la transacción MM01 que se encuentra en la ruta:

• Menú SAP 

• Logística  

• Gestión de materiales  

• Maestro de materiales  

• Material

• Crear en general  

• MM01- inmediatamente

Para crear un material no es obligatorio informar todos los campos de entrada.

Para navegar por las pestañas se suele usar el icono de la lista de pestañas.

El coste de inventario se calcula según:

• Precio variable

• Precio estándar

El código de un material de mercadería de compra/venta  es HAWA.

Extender materiales

Extender un material se refiere a extender su utilización a otros Centros, aplicaciones y vistas.

Para esta acción se utiliza la transacción MM01, no se puede usar la transacción MM02 – Modificar.

Al introducir el material que se desea extender, se informaran los siguientes campos con la información del existente en el Maestro de datos:

• Ramo

• Tipo Material

Los datos comunes no habrá que volverlos a informar, solo habrá que informar los datos que varíen según las vistas seleccionadas para realizar la expansión.

Extender material a un nuevo centro

Para crear un material o extenderlo se usa la transacción MM01 que se encuentra en la ruta:

• Menú SAP 

• Logística  

• Gestión de materiales  

• Maestro de materiales  

• Material

• Crear en general  

• MM01- inmediatamente

Al extender o ampliar un material solo es necesario informar los datos específicos del centro.

El código de un material de mercadería de compra/venta  es HAWA.

Modificacion de datos de materiales

Para modificar datos de materiales se utiliza la transacción MM02.

Los datos que podrán ser modificados serán definidos por el sistema.

Las vistas disponibles serán las definidas en la fase anterior: “creación de material”.

Los datos modificables aparecen con un fondo blanco y los no modificables con fondo gris.

Visualizar datos de proveedores

Para incorporar o modificar datos de un proveedor existente se usa la transacción MK03.

Los datos de proveedores se muestran desde el modulo MM, accediendo a los Datos Generales y de Compras.

Los datos a visualizar se agrupan en la pantalla de acceso por datos generales y datos de organización de compras.

En las pantallas de visualizar los fondos de todos los campos se encuentran griseados, lo que impide que puedan ser modificados.

Listado de maestro de materiales

Para obtener un listado de materiales se utiliza la transacción MM60.

En la ventana donde se muestran el listado de materiales estará formado por campos que funcionan como filtros.

Los datos se pueden filtrar por materiales y centros.

Existen botones con diferentes funciones como:

 

• Ordenar la lista de forma ascendente o descendente.

• Filtrar según nuevos criterios.

• Totalizar la cantidad de material en cada grupo.

• Exportar la información a varios formatos de archivo entre otras.

La opción de distribución de los campos permite adaptar las vistas según los requerimientos de cada usuario.

Creando un reporte

Para poder realizar un informe de materiales se puede usar la transacción mm60 que se encuentra en la ruta:

-Menú SAP 

  - Logística 

      -Gestión de materiales 

         -Maestro de materiales 

            - Otros  

                -MM60 – Índice de materiales

La pantalla principal de la transacción MM60 está formado por campos de entrada, los cuales al ser informado actúan como filtros del informe.

Índice materiales

La transacción MM60 nos permite acceder al índice de materiales.

En la parte superior de la pantalla tenemos un conjunto de botones representados por iconos con diversas funcionalidades, entre las cuales tenemos las siguientes:

• Mostrar detalles de un registro.

• Ordenar ascendente y descendentemente.

• Fijar filtros y borrar filtros.

• Calcular total.

• Mostrar vista preliminar.

• Exportar como archivo local.

• Analizar los datos.

• Modificar los diseños del reporte.

Maestro d proveedores 

El proveedor suministra bienes y servicios, con él se establecen vínculos comerciales mediante documentos que constituyen el proceso de compra.

Los datos de los proveedores se organizan en datos generales y estos a su vez en datos de la sociedad y de la organización de compra.

Dentro de los datos generales están: Dirección, Control, Pagos y Personas contactos.

Los datos contables son los que se actualizan para cada sociedad en la que serán utilizados. 

Dentro de los datos contables tenemos: Condiciones y medios de pago, Clave de ordenamiento en los listados, Exenciones a la retención de impuestos, Verificación de facturas duplicadas, Estado de bloqueo de pagos, Consolidación de pagos, Grupos de tolerancias de precios en la verificación de la factura, Datos de contacto por correspondencia y reclamos, Información de retención de impuestos.

Los datos de compra están relacionados con la organización de compra, entre ellos está: Moneda habitual del pedido, Condiciones de pago, Fecha de control para la determinación de precios, Verificación de factura basada en la entrada de mercadería, Datos de contacto con sector ventas del proveedor, Grupo de Compras propuesto, Definición de interlocutores (contactos con el proveedor).

Grupo de Cuentas

El “Grupo de Cuentas” es un parámetro obligatorio del proveedor cuando se quiere crear uno nuevo.

 

Cuando un proveedor es creado dentro de un grupo de cuentas, este no se podrá modificar.

Entre los principales aspectos que se aplican al proveedor en el grupo de cuentas se encuentra: 

• Intervalo de numeración

• Selección de Campos

• Información a nivel de Centro

• Valores propuestos

• Esquema de Interlocutor

• Clase de asignación de números

Entre las principales características de los proveedores está:

• Numeración

• Roles o Funciones

• Mensajes

• Facturación 

Creando grupo de cuentas

La transacción SPRO nos permite acceder a las funciones de parametrización, entre las cuales tenemos la funcionalidad para crear grupos de cuentas.

Para crear un grupo de cuentas debemos seleccionar un grupo existente y utilizar la opción ¨Copiar como¨, después modificaríamos los datos del original por el nuevo grupo que crearemos.

Al terminar de informar los datos del nuevo grupo debemos pulsar sobre el botón ¨Tomar¨, después para grabar los datos definitivamente debemos pulsar sobre el botón ¨Grabar¨.

Creando rango de números

Para modificar los rangos de números debemos utilizar la transacción ¨SPRO¨.

Entre las opciones de control en la guía de implementación debemos ejecutar la opción ¨Fijar rangos de números por registros maestros de proveedor¨, que es la que permite gestionar los rangos de números.

En la pantalla de Rango de números de proveedor tenemos dos botones:

Intervalos: Permite crear los intervalos de los rangos de números.

Rango números: Permite asignar los rangos a los grupos de cuentas.

Las modificaciones a los intervalos no generan orden de transporte por lo que debemos realizar los cambios de forma manual en los demás entornos.

Modificando los estados de los campos de pantalla

Los campos en el sistema pueden tomar cuatro estados:

• Suprimir: Estado para quitar la visibilidad del campo.

• Entrada obligatoria: Estado para establecer como requerido el campo.

• Entrada opcional: Estado para indicar que no es obligatorio informar el campo.

• Visualizar: Estado que solo permite ver el campo e impide la modificación del mismo.

Los estados de los campos se modifican a nivel de proveedores, grupo de compras y transacciones.

Concepto de las condiciones de pago

Condición de pago con un proveedor son los acuerdos  que  se realicen con un proveedor y que están relacionados con la forma de pago, se encargan de brindar información a tesorería y a la gestión de pagos (SAP-FI).

La ruta para configurar las condiciones de pago es la siguiente: IMG: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salida de facturas y abonos / Actualizar condiciones de pago.

Algunas de las características de las condiciones de pago son la clase de cuenta, propuesta de bloqueo, vía de pago, propuesta de fecha de base, condiciones de pago y pago a plazos.

Crear condiciones de pago

Una condición de pago representa un acuerdo establecido en forma de tipos de descuento y plazos de pago.

La opción ¨Fijar condiciones de pago¨ nos permite gestionar las condiciones de pago y se encuentra en la guía de implementación siguiendo la ruta:

• Gestión de materiales.

• Compras.

• Maestro proveedores.

Para crear una nueva condición de pago se puede usar el botón "Nueva entrada", pero una forma más fácil es utilizando la opción ¨copiar como¨, la cual permite reutilizar los datos de una condición de pago existente.

Crear proveedor

La transacción MK01 se utiliza para crear un proveedor.

La organización de compras y el grupo de cuentas son los 2 campos más importantes a rellenar en los pasos a seguir para crear un proveedor.

El código del proveedor puede ser rellenado de forma automática.

La parametrización permite elegir que campos queremos que sean obligatorios y cuales no.

Crear registro

En SAP para crear un nuevo registro de proveedor se puede tomar de base un modelo existente de otro proveedor.

 

Cuando se crea un nuevo proveedor  usando un modelo se mantienen algunos datos del proveedor de referencia, mientras que otros deben ser ingresados de nuevo.

 Los datos que se mantienen del proveedor de referencia se consideran generales.

Los datos que deben ser ingresados con la creación del nuevo proveedor son los identificativos de cada proveedor.

Creando un preevedor

La transacción MK01 nos permitir crear un proveedor.

El primer paso para poder crear un proveedor es seleccionar la organización de compras y el grupo de cuentas al que estará vinculado el mismo.

Una vez que accedemos al proceso para crear el proveedor, será necesario transitar por las siguientes pantallas:

• Dirección.

• Control.

• Persona de contacto.

• Datos de compra.

• Funciones de interlocutor.

Extender proveedor

Extender un proveedor a una sociedad u organización de compra significa que este proveedor podrá ser utilizado en los procesos de compra de diferentes sociedades u organizaciones de compras.

Pasos para extender un proveedor: 

• Ingresar a la transacción MK01.

• Insertar los datos del proveedor y de la organización de compras.

• Pulsar Enter, y se mostrará un mensaje que da la opción de aceptar o desechar los datos que se insertaron.

Cambio en datos

Para incorporar o modificar datos de un proveedor existente se usa la transacción MK02.

La transacción MK02 no permite incorporar nuevas Organizaciones de Compra.

Los datos de proveedores se modifican desde el modulo MM, accediendo a los Datos Generales y de Compras.

SAP permite modificar casi todos los datos del maestro del proveedor, excepto el código.

Visualizar datos de proveedores

Para incorporar o modificar datos de un proveedor existente se usa la transacción MK03.

Los datos de proveedores se muestran desde el modulo MM, accediendo a los Datos Generales y de Compras.

Los datos a visualizar se agrupan en la pantalla de acceso por datos generales y datos de organización de compras.

En las pantallas de visualizar los fondos de todos los campos se encuentran griseados, lo que impide que puedan ser modificados.

Bloqueo de proveedores

Con el bloqueo del proveedor se frena la ejecución de sus actividades.

El bloqueo y desbloqueo de proveedores es de modo Central o para los módulos MM(Compras) y FI (Finanza).

El proveedor se puede bloquear para operar con una, algunas o todas las Organizaciones de Compra.

El bloqueo de un proveedor es temporal.

El proceder para desbloquear a un proveedor es el mismo al del bloqueo, pero deseleccionado los bloqueos.

Listado de proveedores

La transacción MKVZ  se utiliza para ver el listado de los proveedores del sistema.

La ruta para llegar a esta transacción es: Menú SAP, Logística, gestión de materiales, compras, datos maestros, proveedor, visualizar lista, MKVZ.

En la pantalla lista de proveedores los campos funcionan como filtros.

Si no se informan los filtros aparecerán todos los proveedores del sistema.

Estructura de la organización-punto de vista físico

El Departamento de Compras se encarga de organizar su propia estructura y funcionamiento dependiendo de su objetivos estratégicos.

Beneficios de las compras centralizadas: 

• Apertura

• Consolidación

• Gestión y control

• Especialización

• Automatización

Beneficios de las compras descentralizadas:

• Rapidez

• Conocimiento

• Negociación

• Transporte

Estructura de la Organización - Punto de vista operativo

El área de compras se puede organizar de forma centralizada o distribuida, dependiendo de cómo fueron asignadas las tareas de adquisición por cada sociedad y/o centro.

En las compras distribuidas  se van a definir 2 o más Grupos de Compras, estos serán los responsables de llevar a cabo la labor de adquirir los servicios y bienes.

En las compras centralizadas un único Grupo de Compra será el responsable de todas las operaciones de compra.

Proceso de compra

El proceso de compras forma parte de la Gestión de Materiales, además está a cargo de  la adquisición servicios y bienes.

Etapas del proceso de compras:

• Determinación de necesidades

• Creación de solicitud de pedido

• Liberación de solicitud de pedido

• Determinación fuente de adquisición

• Selección del proveedor

• Gestión del pedido

• Liberación del pedido

• Entrada de mercadería

• Control de la factura

• Gestión de pagos

Proceso de compra-aprovisionamiento

El flujo de documentos de compra que se relacionan a un proceso manual son: 

• La Solicitud de pedido

• La entrada de mercadería

• El pedido 

• La recepción de factura.

La SolPed puede ser creada de forma automática utilizando la  herramienta de planificación de necesidades (MRP).

Las etapas para crear un pedido y seleccionar el proveedor son: 

• Determinación de necesidades

• Petición de oferta

• Comparación de oferta

• Pedido.

• 
  

El registro de cotizaciones es utilizado por el Área de Compras  para llevar a cabo una comparación que permita elegir la propuesta conveniente (configurable).

Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación

Luego de definir el proveedor y enviar el pedido se lleva a cabo la entrada de mercadería y la recepción de la factura.

Para la entrada de mercadería el sistema permite desvíos basado en cantidades y/o porcentajes, los cuales tienen que estar parametrizados.

Proceso de Compras - Determinación del proveedor

Para seleccionar un proveedor los pasos a seguir son: 

• Creación de SOLPED

• Petición de oferta

• Proveedor

• Comparación de oferta

• Pedido o rechazo.

Para los proveedores que hayan sido rechazados de modo gentil se le puede enviar una nota.

Creación de Documentos 

Los documentos de SAP están formados por 2 áreas principales: 

• Datos del encabezado 

• Datos del ítem o posición.

Los datos del encabezado incluye datos generales y que afectan al resto de los datos.

Los datos del ítem se refiere a la información de los materiales o servicios que se contratarán o serán adquiridos.

Ingresos de datos

Los datos de un documento se dividen en:

• Datos del encabezado

• Datos de ítem o posición.

Los datos del encabezado contienen datos generales que van a definir características de datos posteriores y son efectivos para todo el documento, por lo que no pueden tener varios valores.

Los datos de ítem describen datos particulares de cada documento. 

Tipo de documento

La mayoría de los documentos cuentan con 10 números, menos la solicitud de pedido que tiene 8 dígitos.

Las transacciones para visualizar cada uno de los documentos son:

• ME53N - Solicitud de Pedido

• ME43 – Petición de Oferta / Petición de Cotización 

• ME48 - Registro de Peticiones Ofertas /  Registro de Peticiones de Cotización

• ME49 - Comparación de Peticiones de Oferta / Comparación de Peticiones de Cotización

• ME23N - Pedido de Compra

• MIGO - Movimiento de Mercadería

• MIR4 - Verificación de Factura

documento de compra barra de herramientas

SAP cuenta con barras de herramientas, algunos de sus botones son comunes en varias barras.

En la barra principal se encuentran los siguientes botones: Casilla de transacciones, guardar el documento, círculo verde, círculo amarillo, círculo rojo, imprimir, buscar, abrir un nuevo modo, crear acceso directo, información, ajustes personales.

En la barra de herramientas del pedido se encuentran: Resumen de documento, crear nuevo documento, visualizar/modificar, otro documento, verificar, visualizar mensaje, visualización de impresión, mensajes, información, parametrización personal.

En la barra de solicitud de pedido los botones son similares a los que aparecen en la barra de herramientas del pedido.

En la barra de entrada de mercadería aparecen los siguientes: Activar resumen, reiniciar, retener, verificar, contabilizar.

En la barra de factura de proveedor encontramos: Estr. Pedido activa, simular y mensajes.

Documento de compra menu de opciones

SAP cuenta con menú de opciones en todas sus secciones.

La opción modificaciones cabecera permite conocer los cambios que se le realizaron al documento en la cabecera.

La opción de modificación de posición  permite conocer los cambios en el documento respecto a los ítems o posiciones.

La opción stock de material se conoce el estado del stock.

Pedido abierto/solicitud de pedido: Con esta opción se accede a datos completos de un documento que esté referido a otro.

Documento FI: Esta opción da acceso a documentos  que tienen asociados otros documentos que generan imputaciones en el módulo FI.

Documento de compra crear sin referencia

Para crear un nuevo documento en SAP puede ser creado con una referencia o sin ella.

Al crearlo sin referencia será a partir de una estructura vacía en la que se van ingresando los datos.

Para crear un documento con referencia se utiliza otro del cual se toman ciertos datos y características.

Los pasos a seguir para crear un pedido a partir de una solicitud de pedido son: Ingresar en la transacción correspondiente, seleccionamos el tipo de documento, completamos los datos y aceptamos los datos ingresados

Documento de compra crear sin referencia 2

Existen 2 formas para verificar errores: Usar el botón de verificar y pulsar la tecla intro.

Para ingresar otro producto se puede utilizar  una opción sencilla que es copiando el material actual en una nueva línea.

Después de realizados todos los cambios necesarios, el documento estará listo para ser registrado en el sistema, por lo que primero tendrá que ser verificado y después guardado.

Documento de compra- modificación sin referencia

La transacción ME52N se utiliza para modificar una solicitud de pedido.

La ruta para llegar a esta transacción es: Menú SAP → Logística → Gestión de Materiales → Compras  → Solicitud de Pedido  → ME52N – Modificar.

Se puede utilizar el botón  otra solicitud de pedido si el documento actual no es el deseado y se quiere obtener otro.

Documento de compra crear con referencia

Crear un documento en SAP con referencia hace más fácil esta operación y permite crear un vínculo entre ellos.

Beneficios de realizar un documento con referencia

• Facilita el registro de la información

• Ambos documentos estarán vinculados a una misma operación de compras,

• Este vínculo es vital para el  análisis, el seguimiento y la auditoría de la operación de compras.

• 
  

Desventajas de desvincular los documentos: 

• Desconocimiento del origen de este proceso.

• Será imposible saber que valores propuso cada proveedor.

• No hay forma de verificar los datos de la entrega del proveedor, todos sus valores y las condiciones que tenga.

• No se podrá cumplir con las fechas, cantidades, valores, etc.

Documento de compra- modificación con referencia

La ruta para modificar un pedido con referencia es: 

• Menú SAP -> Logística -> Gestión de materiales - > Compras -> Pedido-> ME22N - Modificar.

La pantalla modificar pedido es similar a la de crear uno nuevo.

El botón «Otro pedido» se usa para obtener el documento deseado.

Bloqueo o Borrado de posiciones del documento

Luego de creado un documento se pueden bloquear o eliminar alguna de sus posiciones.

Los pasos para realizar esta opción son: 

• Seleccionar que línea se quiere bloquear o eliminar.

• Dar clic sobre el botón borrar o bloquear.

• Guardar los cambios.

Que un ítem sea bloqueado o eliminado no significa que se desconozca de su existencia.

Participación en procesos de compras

La SolPed es un documento interno generado cuando un sector de la Compañía demanda un servicio o material. 

La forma en que se genera puede ser automática o manual .

Ejemplos de solicitudes de pedido:

• Materiales para consumo

• Materiales para el stock

• Bienes de uso (Activos Fijos)

Del resultado general de ejecutar la planificación de necesidades es la creación de SolPed.

Partes de un documento

Los datos utilizados al confeccionar un documento se pueden dividir en los datos del encabezado y los datos del ítem.

Datos del encabezado de una SolPed: Número del documento, tipo de documento, texto descriptivo.

Datos del ítem: 

• Datos del material

• Cantidades y fecha

• Valoración

• Fuente de aprovisionamiento

• Status

• Textos descriptivos

• Información

Trabajando con texto

Los documentos de compras, entre ellos, las Solicitudes de Pedido y Pedidos permiten el ingreso de texto libre que cumplen la función de aclaraciones asociadas al material solicitado, forma de entrega o generales asociados a la operación, entre otros.

En la opción de configuración ¨Especificar clases de textos¨ es posible gestionar las secciones de texto disponibles.

En la opción de configuración ¨ Especificar reglas de copias¨ establecemos el criterio como serán copiados los textos entre el documento de referencia y el nuevo a generar.

Rango de números

Para la gestión de rangos de números para solicitudes de pedido debemos utilizar la transacción SPRO.

De las diferentes opciones en ¨Solicitud de pedido¨, la opción ¨Especificar rangos de números ¨ es la que permite gestionar los rangos de números.

La pantalla ¨Actualización de intervalo para solicitud de pedido¨ contiene tres botones:

• Visualizar intervalos: Permite ver los datos de los rangos en modo de solo lectura.

• Modificar intervalos: Permite acceder a los datos de los rangos, y modificar los mismos.

• Número actual: Permite modificar el contador o valor actual del rango con asignación automática. 

Clase o Tipode documento

El Tipo o Clase de documento conceden las siguientes características:

• Rango de numeración interna

• Rango de numeración externa

• Selección de campos

• Liberación general de posiciones

• Tipos de posiciones permitidas

• Enlace con otros documentos

Creando Clase o Tipode documento

Las clases o tipos de documento son un conjunto de características que definen a las solicitudes de pedido.

Las clases de documento se le asocian a la solicitud de pedido y de esta forma adquiere toda la configuración de la misma.

Para crear una clase de documento podemos buscar una clase de documento existente similar a la que deseamos y utilizar la opción ¨Copiar como¨.

Creando y aplicando formato de imagen SOLPED

Las clases o tipos de documento son un conjunto de características que definen a las solicitudes de pedido.

Las clases de documento se le asocian a la solicitud de pedido y de esta forma adquiere toda la configuración de la misma.

Para crear una clase de documento podemos buscar una clase de documento existente similar a la que deseamos y utilizar la opción ¨Copiar como¨.

Asignacion contable

Los materiales que son adquiridos por una Empresa se convierten en bienes de la misma y la asignación contable que se le de a este nuevo material estará en dependencia del uso que tenga este bien.

Tipos de imputación:

• Stock

• Centro de costo beneficio

• Activo fijo

• Proyectos

• Pedido de cliente

• Orden de producción/Mantenimiento

Aprovisionamiento de stock y consumo

Se le llama aprovisionamiento para stock, cuando se tienen definidas las utilidades de cada producto que será adquirido por parte del Departamento de Compras.

En caso de que se quiera pedir un material para el stock será indispensable que este se encuentre registrado en el Maestro de materiales.

Cuando un material para el stock es solicitado, el sistema no necesita que se indique una imputación.

El usuario es quien define a que cuenta se aportará un material al asignarle la Categoría de valoración en el maestro de materiales.

En el caso de un material consumible el sistema da la posibilidad de adquirir un producto que esté dentro del maestro de materiales  o que no lo esté.

En el caso del aprovisionamiento para consumo en cuanto a la imputación contable aquí el operador debe indicar la correspondiente imputación, o sea, el objeto de costo involucrado y la cuenta contable.

Proceso y comparación de tipos de aprovisionamiento

Aprovisionamiento: Son las actividades para abastecer a la empresa de materiales útiles para su buen funcionamiento.

Si se quiere comprar un material para el stock, será necesario que esté registrado en el maestro de  materiales.

Si se quiere comprar un material consumible, se puede elegir si se quiere un material que esté en el maestro de materiales o que no lo esté.

La asignación contable de los materiales del stock es automática, y la de los materiales consumibles es manual.

Las principales diferencias entre estos dos tipos de aprovisionamiento se basan en la definición en el maestro de materiales, el tipo de imputación, la asignación contable (manual o automática) y la imputación a la cuenta de stock o a la cuenta y concepto definido.

Modificacion de una solped

La transacción que se utiliza para modificar una SolPed es ME52N

Pasos para modificar una SolPed: 

• Si se quiere obtener una solicitud de pedido se da clic sobre el botón “Otra solicitud de pedido”.

• Se rellena la cabecera y se inserta una nota aclaratoria en ella.

• Si se desean añadir más ítems se pueden rellenar cada uno de los campos.

• Si se ejecuta el botón “copiar posición” se replicará el ítem seleccionado.

• El siguiente paso es verificar la solicitud del pedido.

• Guardar los cambios.

Eliminación y Recuperación de ítems

Para eliminar o recuperar un ítem, se utiliza la transacción ME52N.

Pasos a realizar para eliminar un ítem:

• Para comenzar, se busca la Solped.

• Se selecciona el ítem que se va a eliminar en la Solped .

• Se marca el icono de la papelera, para borrar  la posición seleccionada.

• Una vez terminado se guarda.

Pasos para recuperar un ítem eliminado:

• Se busca la Solped, donde se eliminó el ítem.

• Se selecciona el ítem que se va a recuperar .

• Se despliega el menú asociado al botón de la papelera.

• Se marca “Anular supresión “.

• Una vez terminado se guarda.

Valores por defecto

Cuando se va a crear un documento nuevo en SAP, ya sea un pedido, una SolPed o un contrato, existe la opción de crear valores predeterminados.

El botón otros campos se utiliza para agregar más opciones en la ventana valores propuestos de posición.

Para mover los campos de una columna a otra se utilizan los botones de desplazamiento.

Creacion de solped con referencia

Los objetivos de la creación de documentos con referencia son crear un documento parecido y crear un documento con referencia.

Pasos para crear una SolPed con referencia:

• Para crear una SolPed se utiliza la transacción ME51N.

• Presionamos el botón Resumen documento activo y se despliega la lista para seleccionar el documento que se quiere tomar como referencia.

• Luego se busca el documento de referencia rellenando los campos de filtro.

• Corregir errores y advertencias.

• Guardar los cambios.

Tipos de imputación

Para actualizar los tipos de imputación se tiene que seguir la siguiente ruta: Gestión de materiales-> Compra-> Imputación -> Actualizar tipos de imputación.

Los parámetros más relevantes de la definición del Tipo de imputación son:

• Imputación modificable

• Contabilización consumo

• Distribución

• Imputación modificable en la RF

• Modificación cuenta

• Entrada de mercadería

• EM no valorada

• Recepción de factura

• Campo

Creacion de un tipo de imputacion

En dependencia del tipo de imputación se establecen ciertas condiciones en la solicitud.

Cuando se crea o se modifica un tipo de imputación se indican diferentes parámetros que determinan el comportamiento del sistema al realizar operaciones de entrada de mercancía o registro de factura sobre la posición del documento.

En el tipo de imputación podemos configurar los campos que van a aparecer en cada tipo de imputación, su obligatoriedad o no, si son o no modificables.

Verificando tipos de posicion y tipo de imputacion

El tipo de posición especifica cómo se controla el aprovisionamiento para una posición de material o para una posición de servicio. Además controla la selección de campos y si se deben visualizar imágenes de datos adicionales, en caso dado.

Cuando se crean nuevos tipos de imputación, se debe actualizar las combinaciones con los tipos de posición, especificando así las combinaciones permitidas entre tipos de posición y tipos de imputación.

Creacion de un documento con imputacion

Para crear un documento  con imputación hay que informar la columna imputación, que está identificada con la letra «I».

Transacciones para trabajar con las SolPed son:

ME51N - Crear

ME52N - Modificar

ME53N - Visualizar

Creación de un documento sin el Maestro de Materiales

La creación de un documento en SAP, se puede hacer con materiales que estén registrados en el maestro de materiales o que no lo estén.

Para crear documentos con materiales no incluidos en el maestro de materiales se deben seguir los siguientes pasos:

• Ingresar a la transacción correspondiente.

• Rellenar los datos del ítem dejando el código del material en blanco.

• Insertar una breve descripción del material, esta operación tiene que se imputada, por ejemplo a un Centro de Costo (Código K).

• Rellenar los datos obligatorios como “Centro Mayor” y “Centro de Costo”.

Liberación de un documento

Liberar un documento es la aprobación del mismo, este proceso está a cargo de uno o más individuos conocidos como “Aprobadores”.

Formas de liberar una SolPed:

• Liberación individual de cada ítem del documento

• Liberación simultánea de todo el documento

Parámetros involucrados en el proceso de liberación 

• Grupos de liberación

• Estrategias

Creando reportes

La transacción ME5A permite visualizar un reporte de todas las Solicitudes de Pedido que se hayan creado en el sistema bajo ciertos filtros.

La información del reporte será de acuerdo a los campos e información que se ingrese en los campos de la pantalla previa a generar el reporte.

SAP nos permite navegar hacía otras pantallas por medio de los campos del reporte.

Podemos guardar la configuración de un reporte como una variante para luego reutilizarla.

Características del pedido

El pedido es un documento, se crea para satisfacer  requisitos de adquisición de servicios o contratación de bienes. 

No necesariamente la creación de un pedido tiene que provenir de una Solicitud de Pedido.

Un único Grupo de Compras  será el responsable de cada  pedido de compras.

Pedidos-etapas

El pedido es un documento creado para satisfacer necesidades de adquisición de servicios o bienes.

En la SolPed se puede sugerir o indicar que proveedor, pero en el caso del Pedido si es obligatorio indicar el proveedor.

Al Departamento de Compras llegan las necesidades generadas, y define bajo qué circunstancias debe continuar esta operación, se encarga de precisar las prioridades para cada una de las solicitudes de compra.

Ejemplos de pedidos creados de forma manual:

• Pedidos por SolPed

• Pedidos por ejecución del proceso MRP

• Pedidos creados directamente

Pedidos asignación contable 

La asignación contable de un pedido puede realizarse a:

• Stock

• Centro de Costo/Beneficio

• Activo fijo

• Proyectos

• Pedido de cliente

• Orden de producción/Mantenimiento

Tipos de posición o items

El Tipo de Posición es un parámetro que define las principales características de las posiciones de cada documento de SAP.

Los documentos de compra cuentan con los tipos de posiciones siguientes:

Normal

Consignación

Subcontratación

Pedido a terceros

Prestación de servicios

Según el tipo de posición elegido, traerá cambios en varias características del documento.

Para acceder a los tipos de posición se utiliza la transacción ME23N.

Procesos especiales

Existen varios tipos de pedidos, los cuales son indicados en el campo «Tipo de Pedido» 

• Pedido para Consignación: El proveedor hace entrega de productos que se almacenan en un stock diferenciado hasta que sean utilizados o vendidos.

• Pedido para Subcontratación: Con este proceso la compañía entrega productos a un proveedor para realizar un servicio o brindar el producto a uno de sus clientes.

• Pedido para Terceros: En este caso el producto o servicio que la empresa obtenga de un proveedor determinado es para entregarlo a un cliente.

Creando rango de numero

La pantalla "Actualización de intervalos" está compuesta por tres opciones las cuales permiten visualizar los rangos, modificar los intervalos y modificar el contador.

Para crear un intervalo podemos usar la asignación interna o externa, pero de ser interna el rango solo puede contener valores numéricos.

El contador guarda el último número de pedido insertado y sirve como contador cuando la asignación es interna, este campo generalmente no se modifica, pero de hacerse, se debe tener claro el cambio que se realice.

Creando clases de pedido

La información en las clases de pedido es clave para determinar el comportamiento del sistema en la Creación, Modificación y Visualización de un Pedido.

En las clases de pedido se pueden definir los tipos de posición permitidas, y por cada tipo de posición establecer los documentos de solicitudes de pedidos con los cuales se puede enlazar.

Para crear una nueva clase de pedido se puede utilizar la opción ¨Copiar como¨ y modificar los datos a nuestra conveniencia.

Creando formato de imagen para pedidos

Las clases de documento definen el comportamiento de los campos a través del criterio de selección de campo, los cuales pueden ser informados con los formatos de imagen configurados en el sistema.

Los formatos de imagen definen el estado de los campos, es decir, si el campo será visible,  obligatorio o de entrada opcional.

Creacion de doc sin referncia

Para crear un pedido sin referencia se utiliza la transacción ME21N.

La ruta a seguir es: Menú SAP/ Logística/ Gestión de materiales/ Compras/ Pedido/ Crear/ ME21N.

Al acceder a esta transacción aparecerá la ventana para crear un pedido, que contiene datos agrupados en: Datos de la cabecera y Datos del ítem.

Luego se debe seleccionar el tipo de documento, completar los datos e informar el proveedor.

Una vez que hayan sido rellenados los datos de la cabecera se deben rellenar los datos del material que se va a pedir.

A continuación se deben verificar los datos insertados.

Para terminar la creación del pedido se ejecuta el botón del disquete.

Creación de documentos con varios ítems

Un ítem puede ser creado copiando otro ítem o ingresando manualmente los datos sin tomar otra posición como referencia.

Utilizando la opción “Copiar posición” se debe seleccionar el ítem y pulsar el botón “Copiar posición” para tener otro igual que el anterior. 

Se modifican los datos necesarios.

Luego se verifican los datos y se guardan los cambios pulsando el icono del disquete.

Bloquear-desbloquear  recuperar-eliminar item

Para bloquear o eliminar un ítem primero se debe seleccionar.

Luego se selecciona la opción deseada: el símbolo del candado cerrado para bloquear y el de la papelera para eliminar.

Y el ítem estará señalizado con el símbolo que se seleccionó.

Para recuperar o desbloquearlo se vuelve a seleccionar y se oprime la opción de desbloquear/recuperar (candado abierto).

Al bloquear o eliminar un ítem estos no desaparecen, sus datos se conservan en la base de datos de SAP.

Cuando se bloquea o elimina un ítem no se le podrán hacer modificaciones.

Datos de cabecera

Los datos de un documento se pueden agrupar en 2 grupos: Los de la cabecera e ítems y en otro grupo por concepto o solapas.

Entre los datos de cabecera de un documento se encuentran:

• Número del Documento 

• Clase de Documento 

• Organización de compras, Grupo de Compras y Sociedad 

• Condición de pago

• Incoterms

• Moneda 

• Tipo de cambio 

• Textos  

• Dirección  

• Estrategia liberación 

Datos del ítem

Los principales datos de los ítems según las solapas en las que estén agrupados son:

• Datos del material: Grupo de artículos, Material proveedor, Lote

• Cantidades/peso: Cantidad, Cantidad pedida en la unidad del almacén, Unidad pedido/precio, Unidad pedido/almacén

• Reparto

• Entrega: Tol.exc.sum, Tol.Sum.Incomp, Tipo de stock, Plaz.entr.prev, Tmpo.Trat.EM, Entrada mcía, EM no valorada, Entrega final

• Factura: RecepFactura, Factura final, Ver.Fact.EM, Ind. Impuestos

• Condiciones 

• Dirección de entrega

Valores por defecto

SAP permite crear documentos con valores predeterminados para algunos campos, lo primero es dirigirse a la opción parametrización personal.

El botón otros campos se utiliza para agregar más opciones en la ventana valores propuestos de posición.

Para mover los campos de una columna a otra se utilizan los botones de desplazamiento.

Creación de doc con referencia

Los objetivos de la creación de documentos con referencia son crear un documento parecido y crear un documento con referencia.

Pasos para crear un pedido con referencia:

• Para crear un pedido se utiliza la transacción ME21N.

• Presionamos el botón Resumen documento activo y se despliega la lista para seleccionar el documento que se quiere tomar como referencia.

• Luego se busca el documento de referencia rellenando los campos de filtro.

• Corregir errores y advertencias.

Creación de una variante para búsqueda de documentos

Al crear una variante de disposición de campos podremos agregar campos junto a los números y se pueden guardar para en algún momento ser utilizados, a esto SAP le llama “Variante”.

Para crear una variante se selecciona la opción “Seleccionar disposición” .

Luego “Modificar layout” y seleccionar los campos deseados.

Para guardar la variante se debe seleccionar la opción “Grabar disposición”.

Y a continuación se deben rellenar los siguientes datos: Layout, Específico usuario y  Denominación.

Envío de información

En SAP, se denomina “Mensajes”, a la vía de comunicación para hacer que los documentos lleguen a sus receptores.

Primero se debe ingresar a la transacción correspondiente.

Luego se debe presionar el botón “Mensaje” que aparece en la barra de botones.

En esta pantalla insertaremos toda la información necesaria para configurar el mensaje.

La opción medios de comunicación es para definir ciertas características vinculadas con la impresión del documento.

Un mensaje puede pasar por varios estados: Amarillo y Verde.

Estrategias de liberación

La función de liberación permite definir los procesos de aprobación de un documento.

Las estrategias de liberación tienen 2 parámetros fundamentales que son: Grupos de liberación y Estrategias.

Para diseñar una estrategia de liberación se deben tomar en cuenta criterios para poder agrupar y asignar los documentos.

Ejemplo de normas de liberación según:

• Tipo de documento

• Grupo de compras

• Grupo de artículos

• Centro 

Liberar pedido

Cuando una compra deba ser aprobada previamente por algún responsable de la empresa bajo ciertas condiciones podemos utilizar el procedimiento de liberación de pedido.

Los pedidos pueden nacer aprobados o no en dependencia de las condiciones o requisitos preestablecidos.

La liberación de pedidos de compras puede realizarse por niveles según la configuración establecida.

Reportes estándar

Para acceder a un reporte estándar de un pedido se debe seguir la siguiente ruta: Menú SAP/ Logística/ Gestión de materiales/ Compras/ Pedido/ Visualizar lista/ ME2W por centro suministrador.

Al ingresar en la transacción ME2W aparecerá una pantalla con una serie de campos, que se utilizan para insertar criterios de selección de pedidos del total de los que hay en el sistema.

Cuando se recibe un listado con todos los pedidos que cumplen con los criterios que se insertaron, podremos utilizar varias funciones que aparecen en la barra de botones y menú de opciones como por ejemplo Visualizar documento y Visualizar impresión.

Generalidades

La entrada de mercadería es el resultado del proceso de aprovisionamiento.

El documento que va asociado se ingresa de forma manual casi siempre, pero puede ser automáticamente también.

Con la entrada de Mercadería se genera un documento que se encarga de corroborar la recepción de un Pedido al sistema

La Entrada de Mercadería se puede asociar a un documento contable, esto dependerá de:

• La definición del pedido que se tome como referencia.

• La parametrización del sistema.

Tipos de movimientos

Dentro del movimiento de mercadería se encuentran varios procesos como por ejemplo:

• Entrada de Mercadearía para un pedido

• Devolución al proveedor

• Entrada sin Pedido

• Entrada para una Reserva

• Entre otros

Todas estas opciones estarán asociadas a ciertos procedimientos e información específica.

Los movimientos de mercadería traen cambios en el stock de materiales y en el  valor del inventario dará lugar  a que se creen documentos de forma automática que van a mostrar los cambios ocurridos en la contabilidad de la Empresa.

Formato de imagen

SAP tiene la opción de parametrización del Estado de campos a la hora de ejecutar la MIGO.

La ruta que permite gestionar los estados de campos en la transacción MIGO es:  Gestión de materiales/Gestión de stock e inventario/Parametrizaciones para transacciones Enjoy/Parametrizaciones para movimientos de mercadería MIGO/Selección de campos para MIGO.

Las opciones de configuración de los Estados de campo son:

• Entrada

• Obligatorio

• Visualización

• Suprimir

Formato de imagen segun clase de movimiento

SAP puede determinar el estado de los campos según el tipo de Clase de Movimiento, para ello se debe seguir la siguiente ruta: Gestión de materiales/Gestión de stock e inventario/Parametrización para transacciones Enjoy/Parametrizaciones para movimientos de mercancías MIGO/Selección de campos por clase de movimientos.

Luego aparecerá una ventana con las siguientes columnas: clase de movimiento, nombre de campo, entrada obligatoria y entrada opcional.

A un mismo campo se le pueden asignar distintas clases de movimiento.

Parametrizaciones de las transacciones migo

La transacción MIGO es una transacción enjoy diseñada para realizar los movimientos de material en el sistema.

La transacción " MIGO" suele ser de uso habitual, ya que permite acceder a cualquier tipo de operación de manera muy flexible, pero SAP brida la posibilidad de acotar las diversas actividades por diferentes transacciones.

Mediante parametrización, se puede modificar las clases de movimiento por cada transacción, y a su vez por cada clase de movimiento configurar los documentos de referencia.

Configuracion movimiento de mercaderia para centros

La parametrización parámetros de centro se utiliza para determinar características vinculadas a los Centros que son definidos en el sistema. Para ello se debe seguir la ruta: Gestión de materiales/Gestión de stock e inventario/Parámetros de Centro.

Luego se mostrará una ventana que contiene un listado de los Centros que están disponibles en el sistema para configurarlos primero se debe elegir uno de ellos y se muestra una imagen con los siguientes apartados: Movimientos de mercancías, Inventarios, Reservas, Stocks negativos.

cnfiguración límites de tolerancia

La función para configurar los límites de tolerancia permite precisar las tolerancias vinculadas a la Entrada de Mercadería para poder validar desvíos, la transacción que se utiliza es: parametrización límites de tolerancia.

Al ejecutar la transacción aparece una ventana desde la que se podrán definir las distintas tolerancias disponibles para cada Sociedad.

Al seleccionar la sociedad sobre la que se quiere trabajar y oprimir el botón detalle aparece una ventana en la que se pueden configurar los límites de tolerancia, también se pueden indicar porcentajes de tolerancia o que la tolerancia no sea verificada.

Clase de movimeinto

Existen distintos casos de movimiento de mercadería, por ejemplo:

• Entrada de mercadería

• Devolución de mercadería

• Entrada de mercadería para una reserva

• Salida de mercadería

• Traspaso de mercadería

• Transferencia de mercadería de material a material

Transacción MMBE

La transacción MMBE nos permite ver los distintos estados de STOCK que tenemos para determinado material, en una sociedad, centro, almacén, lote, y si está disponible, en un stock especial. 

La gestión de lotes en SAP es el proceso por el cual los stocks de materiales que se encuentran dados de alta en el sistema quedan asociados directamente a un lote de trabajo.

Entre los principales stocks tenemos el stock “Libre de  utilización”, el cual almacena los materiales que están disponibles para su uso, y tenemos también el “stock en curso”, que podría definirse como el material que está llegando, ya sea porque está en proceso de fabricación o viene en camino. 

Consulta de documentos de compra desde el lado de Logística

Mediante la transacción ME2N podemos visualizar los documentos de compra por números de documento.

Además de la transacción ME2N también se pueden utilizar las transacciones ME2L, ME2K y ME2M para visualizar los documentos de compras, pero el listado se mostraría por proveedores, centro de costo y material respectivamente.

Observando los datos del listado podemos distinguir el estado de los documentos, por ejemplo podemos ver cuales han tenido algún ingreso o cuales están pendientes.

Visualizar documento contable  FB03

FB03 es la transacción estándar de SAP que se utiliza para la visualización de los documentos contables.

Para visualizar el documento contable mediante FB03 es necesario informar el número del documento, la sociedad y el ejercicio contable.

La visualización del componente se compone de dos partes:

Los datos de cabecera que pertenecen a todo el documento.

Las líneas o posiciones pertenecientes al asiento contable.

Listado de documentos de material MB51

La transacción MB51 nos permite obtener un listado de Documentos de material asociados a los movimientos de stock.

En dependencia de los campos que informemos en la pantalla de selección será la información que se muestre en el reporte de listado de documentos de material.

En la práctica estos reportes se utilizan para darle seguimiento a un material específico, y cuando el material viene por lotes nos permite identificar de forma más precisa un material o grupo de estos.

Entrada de mercadería

Tipos de movimientos de mercadería:

• Entrada de mercadería

• Entrada con referencia a un Pedido

• Entrada sin referencia a un Pedido

• Sub-Entrega y Sobre-Entrega

• Entrada de Mercadería para una Reserva

La entrada de mercadería es una operación donde el almacén se encarga de dar entrada a un nuevo material que fue adquirido. Los nuevos productos que se obtengan pueden formar parte del stock incrementándose su valor y cantidad) o pueden ser consumidos inmediatamente.

Cuando se realiza la entrada de un material a partir de un pedido como referencia, la cantidad que se vaya a registrar puede ser parcial o total.

Entrada de mercancia desde un pedido

La transacción MIGO es una transacción enjoy diseñada para realizar los movimientos de material en el sistema.

Para realizar una entrada de mercancía a partir de un pedido debemos seleccionar la actividad Entrada de mercancía, y en el documento de referencia seleccionaremos Pedido.

En el módulo de materiales de SAP, los movimientos de mercancías se distinguen mediante el uso de claves de tres dígitos llamados “Clase de movimiento”. Las clases de movimientos de materiales son importantes porque controlan el diseño de la pantalla que se muestra, el ajuste de los inventarios, la Cuenta Mayor con fines financieros, etc.

En los datos de cabecera se informan los datos que estén relacionados con el documento en general, y en los datos de posición se informan los datos que estén relacionados con el ítem o posición.

Al realizar una entrada de mercancía a partir de un pedido con la clase 101, luego de contabilizar y generar el documento se ingresa la mercancía al stock indicado.

Entrada sin pedido

La entrada de mercancía sin pedido es útil cuando por razones excepcionales no es posible darle entrada a los materiales por su proceso logístico normal. 

Para la entrada de mercancía sin pedido se utiliza el movimiento 501, con el cual debemos tener mucho cuidado y utilizar solo cuando sea necesario y esté permitido por la empresa.

El movimiento 501 es análogo a un movimiento 101 pero sin pedido de compras asociado. Es un movimiento que incorpora una mercancía a nuestro almacén sin que medie ningún coste.

Visualizar documentos desde Migo

La transacción MIGO está diseñada para realizar los movimientos de material en el sistema, pero brinda la posibilidad de visualizar los documentos que se generan al realizar un movimiento.

Para visualizar un documento en MIGO debemos seleccionar la actividad ¨Visualizar¨, e insertar el número del documento que deseemos.

Cada vez que se contabiliza un documento de material, SAP internamente genera un documento contable.